Microsoft Outlook-tips: word een expert met deze geheime tips en trucs - Checklist 2020

0 724 8 minuten om te lezen

Sinds de oprichting heeft Microsoft zich altijd gekenmerkt door het presenteren van de beste software op de markt, en toen sommige van zijn diensten niet hun maximale potentieel gaven, migreerden ze zo kwam Outlook uit Hotmail.

Toch kwam het een beetje laat op de markt, en daarom er zijn veel bezwaren van gebruikers bij het aanmaken van een account in deze berichtenservice.

Daarom hebben we u vandaag kennis laten maken met enkele van de functies waardoor Outlook opvalt zijn concurrenten, evenals tips waarmee u het meeste uit uw account kunt halen.

Welke functies maken Microsoft Outlook tot een unieke e-mailservice?

Ondanks de moeilijkheden die Microsoft in het verleden heeft ondervonden met de oude "Hotmail" e-maildienst, heeft dit bedrijf geleerd van zijn fouten en biedt vandaag een service van hoge kwaliteit zonder iets om anderen te benijden. bedrijven.

Deze geweldige Microsoft-service is al online voor online 2013 en sinds zijn vertrek viel het alleen op door zijn uitstekende eigenschappen. Er is één krachtige functie die de kwaliteit van de service heel goed definieert en dat is de "Actieve weergave", deze functie stelt de gebruiker in staat om te communiceren met alles wat hij per e-mail ontvangt zonder hem te verlaten of het bestand te hoeven downloaden.

Bijvoorbeeld, als u een e-mail ontvangt waarin ze u een link naar een YouTube-video of een andere videotheek sturen, kan deze uit de e-mail worden gelezen zonder deze rechtstreeks op het platform te hoeven openen.

De actieve weergave zorgt ervoor dat gebruikers informatie comfortabeler kunnen bekijken vanuit dezelfde interface, en zelfs realtime informatie verstrekken over bepaalde diensten, om er maar een paar te noemen, het online volgen van een postzending.

Hij valt ook op door zijn inspanningen om ervoor te zorgen dat klanten al hun schotels schoon en vrij van irrelevante informatie hebben. Om dit te doen, heeft hij heeft een scansysteem die verantwoordelijk is voor het organiseren van de informatie en het mogelijk maken om grote hoeveelheden post tegelijk te verwijderen.

Een andere bijzonderheid die het meest verbetert en het een unieke service maakt, is de integratie die het heeft met de beroemdste woord- en nummerverwerkers ter wereld, het is Microsoft's kantoorsuite.

Met Microsoft Outlook, je hebt toegang tot Office Word, Excel, PowerPoint en andere online programma's, dus met dit account kun je al je documenten die je daar hebt verankerd openen en delen. Het is ook geïntegreerd in bijna alle sociale netwerken, waardoor het mogelijk is om op deze manier te reageren op berichten van deze platforms, bijvoorbeeld die van Facebook.

Lijst met de 20 beste tips om het meeste uit Microsoft Outlook-e-mail te halen

dan We zullen 20 beste manieren zien om van Microsoft Outlook te genieten door middel van enkele tips en trucs die we zullen noemen:

snelkoppelingen

Alle computersoftware heeft strategische opdrachten waarmee u: de volgorde van bepaalde processen versnellen. Deze snelkoppelingen stroomlijnen meestal de basis-app-processen, dus nu gaan we enkele van de nuttiger in deze toepassing.

"Ctrl + R": antwoord op de e-mail.
"Ctrl + M": menu E-mails beantwoorden en ontvangen.
"Ctrl + U": Nieuwe e-mail.
"Ctrl + D": Verwijder de geselecteerde e-mail.
"Alt + W": ga naar de volgende e-mail.
"Alt + R": beantwoord alle in de e-mail.
"Alt + S": stuur een email.

Snelle artikelen

Een geweldige manier om tijd te besparen bij het schrijven van e-mails is wanneer we een inleiding of zinnen hebben die we meestal in veel van hen gebruiken, dus we schrijven ze niet elke dag op en we kunnen ze herhaaldelijk opslaan in snelle items.

Voor het geval je het nodig hebt, je selecteer ze gewoon om onmiddellijk in de tekst te verschijnen:

Om dit te doen, moeten we in een e-mail die we opstellen de zinnen selecteren die we als opgeslagen beschouwen als "Snelle artikelen" en we verduisteren ze met de cursor.

Dan drukken we op de "Alt + F3"-toetsen.
Om deze elementen in ons bericht in te voegen wanneer we een e-mail gaan schrijven, typ je gewoon het tabblad "Invoeging" en in het bovenste menu net aan de rechterkant zullen we de optie vinden "Tekst".
In het menu dat verschijnt, klikken we op "Snelle artikelen" en in het volgende vervolgkeuzevenster zullen we kiezen "Automatisch invoegen".
Eindelijk zullen we hier het element kiezen dat moet worden ingevoegd en dat is alles.

Groepsberichten

Wanneer we een groot aantal berichten in onze inbox ontvangen, is het kan een beetje moeilijk zijn om er daarna een in het bijzonder te vinden. Om het op te lossen kunnen we een goede truc gebruiken, hiervoor gaan we naar het hoofdmenu en gaan naar het tabblad "Bekijkt".

Daarboven zullen we vinden "Toon berichten in gesprekken", we moeten het markeren om het te activeren en te kunnen gebruiken.

Spam e-mails

Je hebt zeker berichten ontvangen die je niet interesseren of van mensen of bedrijven die je storen met irrelevante informatie, of producten en diensten aanbieden die je niet interesseren. Als dat zo is, houd er dan rekening mee dat je hebt de mogelijkheid om bepaalde gebruikers te blokkeren en hiervoor zijn er twee eenvoudige methoden.

Uit het menu "Beginnen" , klik op het kleine symbool "Verboden" aan de linkerkant is de spam-knop.
In het weergegeven tabblad zullen we klikken waar het staat "Spam-opties".

Dan gaan we in het nieuwe venster naar het tabblad "Geblokkeerde afzenders" En klik op "Toevoegen".

In dit deel moeten we het e-mailadres invoeren van de gebruiker of het bedrijf dat we willen blokkeren.

De andere gemakkelijkere manier is om met de rechtermuisknop te klikken op een e-mail van de gebruiker die we willen blokkeren en de optie te selecteren "Spam", puis "Blokkeer de afzender".

Slim schoonmaken

Microsoft Outlook heeft een opschoningssysteem dat we moeten configureren om de beste ervaring te hebben.

Om dit te gebruiken gaan we naar het item in het menu "Beginnen" , selecteer de optie "Schoonmaak" en van daaruit kunnen we een hele reeks e-mails verwijderen, zoals gesprekken, mappen en submappen.

Maar als na het indrukken van een van deze 3 opties in plaats van te klikken op "Schoonmaken", on kliek op "Instellingen", kunnen we het werk nog wat optimaliseren.

In het volgende venster dat wordt geopend, gaan we naar beneden in het menu "Mail" en in de sectie "Gesprek opruimen" we laten we de instellingen selecteren die we nodig hebben.

Persoonlijke handtekening

In Outlook is het mogelijk om: pas de te verzenden e-mails aan met een persoonlijke handtekening, wat erg handig is voor het weergeven van een goed bedrijfsimago.

Om dit te doen, moeten we de handtekening in een nieuw bericht maken, we geven het in de optie "Handtekening" zich in de buurt van de rechterrand en wat later wordt weergegeven, klikken we waar het staat "Handtekeningen".

Eenmaal daar kunnen we een reeds gescande handtekening maken of invoegen, of zelfs een logo gebruiken.

Le suivi

Hierdoor kunnen we alle berichten volgen, zodat als we op een bepaald moment op de hoogte moeten worden gesteld om op een e-mail te reageren, we een vervolgalarm instellen.

Als we met de rechtermuisknop op een e-mail klikken, in de sectie "Bewaking", we kunnen ervoor kiezen om vandaag, morgen, volgende week of de andere hierboven op de hoogte te worden gebracht, het hangt allemaal af van wat je nodig hebt.

En als we klikken op "Voeg een beoordeling toe", we kunnen een preciezere tijd kiezen.

Opmerkingen

Het is mogelijk om met behulp van notities een schonere werkruimte te behouden, dit om alle belangrijke gegevens die nodig zijn om te gebruiken in één of meerdere e-mails per dag bij de hand te hebben.

Om ze te gebruiken, hebben we ondersteuning op de toetsen "Ctrl + Shitf + N".

Met deze tip zullen we ongetwijfeld betere ondersteuning en een betere organisatie hebben om ze beter te schrijven.

SMS versturen

Het is een geweldige truc waarmee we sms-berichten kunnen verzenden vanuit de e-mail, de bediening is heel eenvoudig, gewoon zet het telefoonnummer van de contactpersoon in de afzender en het e-mailadres van de operator waarmee deze lijn werkt.

Als we het toepassen, krijgen we zoiets als dit:

Reglement

Regels maken in Microsoft-e-mails is een truc erg handig voor het ordenen van informatie en berichten.

Op het hoofdscherm aan de rechterkant hebben we de optie: "Verplaatsen, verschuiven", dit geeft op zijn beurt de optie weer "Reglement", en in het laatste vervolgkeuzemenu is de optie "Maak een regel".

Vanaf daar kunnen we instellingen configureren zodat de software actie onderneemt wanneer een e-mail aan de voorwaarden voldoet.

Bijvoorbeeld, u kunt ervoor kiezen om alle e-mail van gebruiker "X" naar map "X" te laten gaan, enzovoort.

"UPDATE ✅ Wil je de tips weten om het maximale uit je Outlook-account te halen? ⭐ VOER HIER IN ⭐ en ontdek welke ✅ GEMAKKELIJK en SNEL ✅ ”

Op deze manier kunnen we goede controle houden over de informatie die in de post gaat en dat ze zijn georganiseerd volgens onze voorkeuren.

Berichten filteren

Een hele goede tip voor vind berichten in een gigantische inbox bestaat uit het toepassen van een of meer filters.

In het menu "Beginnen" aan de rechterkant is de optie "Zoeken", als u erop drukt, wordt de optie weergegeven "E-mails filteren".

Het is hier dat we zullen het filter kiezen om te gebruiken om de e . te vinden - mails die aan deze specificaties voldoen.

Nieuwe bestanden

Een andere zeer handige manier om uw berichten te ordenen zodat ze gemakkelijker te vinden zijn, is door mappen te gebruiken.

Hiervoor gaan we naar het tabblad we "Dossier" en selecteer de optie "Nieuw bestand" die eerst aan de linkerkant van het menu staat.

Hierin zullen we de naam, de inhoud van de map en de locatie kiezen.

Zoeken in bestanden

Van hetzelfde tabblad "Dossier", we kunnen een map maken speciaal voor e-mailzoekopdrachten.

Dit doe je door te klikken op "Nieuw onderzoeksdossier"; optie die zich aan de linkerkant bevindt.

Op deze manier kunnen we kiezen tussen ongelezen e-mails, e-mails die zijn gemarkeerd voor follow-up of e-mails van specifieke mensen, naast vele andere opties.

Bestanden opschonen

Een zeer goede functie om de volgorde van ons dienblad te behouden is: ruim overbodige berichten uit mappen op.

Deze tip is erg goed, omdat het verwijdert niet alles in zijn geheel, alleen herhaalde berichten gemaakt tijdens de draad van gesprekken, waardoor alleen de meest recente en belangrijke overblijven.

Om dit te doen, hoeft u alleen maar de Sectie "Bestanden" en klik in het linkerdeelvenster met de rechtermuisknop op de map die u wilt legen en klik op "Maak het bestand schoon".

Categorisatie op kleur

Wanneer we een e-mail ontvangen, kunnen we: wijs ze een categorie van belang toe door: afhankelijk van de kleur die we eraan toekennen.

Hiermee kunnen we een hiërarchie vaststellen tussen wat belangrijk is en wat urgent is, om dit te doen, klikt u met de rechtermuisknop op de ontvangen e-mail en in de Sectie "Categoriseren" kies de gewenste kleur.

Contactgroepen

We kunnen onze contacten in groepen indelen om hun zoektocht te vergemakkelijken. peut aussi erg handig zijn voor het verzenden van enorme hoeveelheden informatie.

Het eerste wat je moet doen is naar de sectie "Contacten", het is toegankelijk via een klein pictogram linksonder op het scherm.

Dan op het scherm zijn "Ontvangst" , klikken "Nieuwe contactgroep" en in het pop-upvenster moeten we klikken waar het staat "Leden toevoegen".
Ten slotte moet je de optie kiezen "Vanuit Outlook-contactpersonen".

In dit deel zijn we bedoeld voeg alle contacten toe volgens de groep, bv collega's.

Plan e-mails

Na het opstellen van een belangrijk bericht voor een contactpersoon, is het: peut dat u het om persoonlijke of zakelijke redenen niet meteen wilt verzenden.

Om dit te doen, laat u het bericht geprogrammeerd voor: worden verzonden op het door u opgegeven tijdstip.