Apprenez ces formules de base pour commencer à utiliser Excel

Bien qu’il s’agisse d’un programme valable pour la plupart des utilisateurs, qu’ils soient nouveaux ou professionnels, en tirer le meilleur parti n’est pas facile. C’est pourquoi Microsoft lui-même à travers lui nous offre à la fois des fonctions de base, ainsi que d’autres fonctions plus avancées et professionnelles. Cependant, il convient de mentionner que l’application sera utile pour effectuer la comptabilité nationale, les comptes indépendants ou le contrôle de toute une entreprise.

C’est pourquoi, dans ces mêmes lignes, nous allons vous montrer certaines des formules les plus utilisées et les plus courantes que vous pouvez utiliser dans ce programme Office . Bien entendu, il est tout d’abord conseillé d’avoir des connaissances préalables sur le fonctionnement et la manipulation d’Excel. Et il y en a qui le comparent à Word , aussi Office, mais ils n’ont pas grand-chose à voir avec cela.

L’interface Excel, parfaite pour les nombres et les formules

En fait, pour ceux qui ne connaissent pas trop le programme, au début, l’interface utilisateur peut être un peu attrayante. Celui-ci est composé d’un grand nombre de cellules qui parcourent toute la feuille de calcul . Cependant, au fur et à mesure que nous l’utilisons, nous nous rendrons compte que c’est la meilleure solution pour travailler à la fois avec des nombres et des formules, par exemple pour faire nos estimations dans Excel .

De cette manière et grâce à la structure que Microsoft propose ici, nous pourrons traiter ces types spécifiques de données de manière efficace et structurée. Et il faut garder à l’esprit que, surtout au niveau professionnel , parfois ces fiches seront pleines de données numériques, donc une bonne organisation est la clé ici.

Formules d’addition dans Excel

Nous avons plusieurs façons de faire des sommes dans le programme, nous allons donc vous montrer ici certaines des plus courantes afin que vous puissiez choisir celle qui vous convient le mieux.

• SUM: nous utilisons cette fonction pour ajouter deux cellules ou une plage d’entre elles. Exemple: = SUM (A4: A34), où les cellules ou plages sont entre parenthèses.
• +: on peut aussi ajouter deux valeurs ou cellules directement avec +.

Exemple = A1 + A4.

• Autosum: nous pouvons également utiliser la sommation ou la somme automatique que nous voyons dans l’interface du programme imité à des plages de cellules contiguës. Nous marquons la plage que nous voulons ajouter et cliquons sur le symbole correspondant dans le menu .

Formule de soustraction dans Excel

Une autre des opérations les plus élémentaires que nous pouvons utiliser dans cette application est la soustraction, comme vous pouvez l’imaginer. Pour tout cela, nous n’avons qu’une seule possibilité, et c’est en utilisant le signe correspondant .

• -: cela nous aide à soustraire deux nombres ou cellules spécifiques que nous indiquons dans la formule correspondante.

Exemple: = A3 – B5.

Formule multipliée

Lorsqu’il s’agit de multiplier dans le programme Microsoft, c’est quelque chose que nous pouvons effectuer pour autant de valeurs ou de cellules que nécessaire. Ainsi, les éléments à calculer devront être séparés par le signe pour ce type de tâche.

• *: comme on dit, pour multiplier les valeurs de deux cellules, il faut insérer un astérisque entre elles.

Exemple: B5 * C7 * D9 * E6

Diviser la formule

Comme pour la soustraction, nous ne pouvons ici utiliser que deux valeurs, comme il est logique de le penser.

• /: pour diviser les deux valeurs avec lesquelles on veut calculer celles de deux cellules, il faut inclure le signe d’opération habituel entre elles.

Exemple: A9 / B7.

A ce stade, il faut garder à l’esprit que pour des opérations de ce type, il faut toujours respecter l’ordre correct des données numériques avec lesquelles on va faire les calculs.

Formules de valeurs maximales, minimales et moyennes

Comment pourrait-il en être autrement, le programme Microsoft nous permet également de localiser les valeurs maximales et minimales d’une certaine plage de données. Cela peut être très utile lorsque nous travaillons avec une énorme quantité de données consécutives et répertoriées . Eh bien, pour pouvoir tirer le meilleur parti de cette fonctionnalité, nous utiliserons respectivement les commandes MAX et MIN.

• MAX: comme il est facile de l’imaginer, avec le premier on trouve la valeur maximale des cellules que l’on spécifie, on peut l’utiliser à la fois dans des plages et dans des cellules spécifiques

Exemple = MAX (B8, E7) ou pour une plage = MAX (A1: A15).

• MIN: en même temps, cette seconde nous aidera à localiser la valeur minimale des cellules que nous spécifions entre les parenthèses. Nous pouvons également l’utiliser à la fois dans des plages et dans des cellules spécifiques que nous avons précédemment indiquées.

Exemple: = MIN (B8, E7) ou pour une plage = MIN (A1: A15).

En même temps, nous aurons la possibilité, à partir de ce même programme, de calculer la valeur moyenne ou la moyenne arithmétique des cellules ou plage de cellules que nous spécifions dans la formule que nous allons vous montrer. Comme dans les deux cas précédents, cela sera très utile dans les grands projets.

• MOYENNE: comme nous l’avons mentionné, avec cette formule, nous trouvons la moyenne arithmétique de deux valeurs, ou d’une plage de cellules.

Exemple: = MOYENNE (B6: C29)

Formules COUNTIF, COUNTA et If COUNT dans Excel

Dans le cas où nous avons une grande feuille de calcul et que nous avons besoin de connaître la quantité de données qui y ont été précédemment entrées, nous pouvons utiliser l’une de ces deux formules.

• COUNT: de cette façon nous avons la possibilité d’établir une plage spécifique pour que la fonction nous renvoie la quantité de données situées dans les cellules.

Exemple: = COUNT (A5: B9)

• COUNTA: la différence entre les deux est que COUNT ne renvoie que les données numériques, tandis que COUNTA compte également, avec celles-ci, le reste des caractères.

Exemple: = COUNTA (A5: B9)

• COUNTIF: en même temps, nous avons une variante un peu plus précise similaire à ces deux, où nous pouvons également spécifier un critère à rechercher. Cela peut être un nombre spécifique, supérieur ou inférieur à une certaine valeur, ou un mot .

Exemple: si l’on veut voir le nombre de fois que le terme SOFTZONE est répété dans une plage, on tape = COUNTIF (A1: C9, ”SOFTZONE”).

Formule OUI

C’est l’une des formules dont nous pouvons tirer le meilleur parti d’Excel au niveau de l’utilisateur. Nous disons cela parce que son utilisation n’est pas du tout compliquée une fois que nous la connaissons, et cela sera très utile lors de l’établissement de conditions personnalisées dans le tableur.

• OUI: pour tout cela, ce que nous devons indiquer dans la formule elle-même, c’est d’abord la condition, qui peut être un texte ou une opération . Ensuite, dans les deux suivants, nous spécifions ce qu’il retournera si la condition est remplie, ou ce qu’il retournera si elle n’est pas remplie.

Exemple: si nous voulons savoir si la valeur de la cellule G13 est supérieure ou inférieure à 100, nous tapons = OUI (G13> 100; »PLUS GRAND»; »MOINS»).

Formules de date Excel

La question des dates, compte tenu de la nature des documents avec lesquels nous travaillons ici, est très importante. C’est pourquoi nous pouvons utiliser des formules qui nous aideront à travailler avec elles, comme nous allons vous le montrer ci-dessous.

Par exemple avec DATE, ce que nous allons obtenir est une date à partir de trois cellules que nous avons précédemment indiquées. Comme dans les cas précédents, nous devons respecter l’ordre des valeurs que nous allons introduire, qui dans ce cas précis est l’année, le mois et le jour.

• DATE: cela nous sera très utile pour créer des dates à travers un tableau du même qu’ils nous ont envoyé.

Exemple: = DATE (G6, A3, C1), où nous verrons l’année de la cellule G6, le mois de A3 et le jour de C1.

• JOURS: cette formule spécifique nous renvoie en conséquence le nombre de jours de différence entre deux dates que nous avons préalablement indiquées dans leurs paramètres.

Exemple: = JOUR (A8, D9) ou = JOUR («1/2/2019», E8 »).

• MAINTENANT: c’est une autre formule très importante si nous avons l’habitude de travailler avec des dates dans nos feuilles Excel. En fait, il renvoie la date du jour et il sera mis à jour automatiquement, ce qui peut être très utile dans certaines feuilles de calcul. Cela ne nous oblige pas non plus à saisir de données supplémentaires.

Exemple: = MAINTENANT ()

Formules de base pour les textes

Bien qu’Excel ait été conçu à l’origine pour fonctionner avec des données numériques, il prend également en charge de nombreux autres formats. Parmi ceux-ci, comment pourrait-il en être autrement, on retrouve les textes. C’est pourquoi nous avons quelques fonctions de base pour travailler avec eux.

• TROUVER: c’est une formule qui nous aidera à savoir si le texte d’une cellule en contient une autre que nous passons en paramètre. Si tel est le cas, la formule elle-même renvoie la position de ceci, sinon, cela nous donnera une erreur .

Exemple: = FIND («softzone», «softzone web officiel»).

• ESPACES: et nous allons finir avec une formule qui prend essentiellement soin d’éliminer les espaces inutiles trouvés dans une cellule avec du texte . Et il faut garder à l’esprit que ceux-ci peuvent nous donner une erreur dans certaines opérations Excel .

Exemple: = ESPACES (G3).