Comment exporter facilement les données d’accès vers Excel formaté

Une question que les utilisateurs d’Office se posent souvent est: Comment puis-je utiliser les données Access dans Excel ? o Est-il possible d’exporter les données Access vers Excel? La réalité est qu’il est possible d’effectuer cette tâche afin que vous puissiez utiliser ces informations d’une base de données dans une feuille Excel. On pense également qu’un changement de format doit être effectué et la vérité est que vous pouvez «exporter» les données Access vers une feuille de calcul Excel .

Cet outil est utilisé par des personnes ou des groupes de travail qui travaillent fréquemment avec de grandes quantités d’informations , qui sont stockées sur des serveurs et celles-ci, à leur tour, dans une base de données pour être analysées et distribuées aux utilisateurs qui en ont besoin.

Dans cet article, nous vous apprendrons comment utiliser cet outil et, ce faisant, clarifierons l’ensemble du processus pour vous et vous aiderons à exporter ces fichiers vers la feuille avec laquelle vous souhaitez travailler.

Pourquoi est-il nécessaire d’exporter Access dans Excel?

La quantité d’informations stockées dans une base de données est vaste et étendue, c’est pourquoi l’envoi d’informations à partir d’une base de données entière est un processus fastidieux et ennuyeux.

En effet, lors de sa transmission, des pannes de connectivité réseau peuvent survenir et tout peut être interrompu, provoquant des pannes, des pertes d’informations ou simplement; n’atteignant pas le destinataire attendu.

Par conséquent, il est nécessaire d’exporter les bases de données Access vers Excel, pour faciliter la recherche des informations requises rapidement et en toute sécurité. De cette manière, il est plus pratique et plus facile d’envoyer les données dans une simple feuille de calcul Excel contenant les données / informations nécessaires que d’envoyer une base de données Access entière. Il est à noter que ces bases de données peuvent être jointes ou combinées .

Comment exporter les données Access vers Excel?

Microsoft Access dispose d’un outil intégré par défaut appelé «Assistant d’exportation» avec lequel l’utilisateur peut exporter des objets de n’importe quelle base de données d’accès pour des requêtes, des tables, des champs , des formulaires ou des enregistrements sélectionnés dans une vue ou une feuille de calcul Excel.

Lorsque vous démarrez la tâche d’exportation des objets à partir de la base de données Access, il effectue une copie des objets sélectionnés à partir de la base de données, puis stocke une copie dans le fichier Excel.

Pour accomplir pleinement cette tâche simple, continuez avec les étapes permettant d’exporter avec succès la base de données Access vers Excel.

• Localisez où se trouve la base de données source; Si vous exportez uniquement une requête, une table ou une partie de formulaire, vous devez ouvrir l’objet que vous souhaitez exporter et par conséquent, les enregistrements souhaités doivent être sélectionnés.
• Maintenant, dans les données externes du » Groupe d’exportation «, cliquez sur Excel pour continuer le processus d’exportation.
• Dans le menu d’options présent, au sein de la boîte de dialogue qui apparaît sur votre écran « Export-Excel Spreadsheet », vous devez remplir les champs pour continuer puis cliquer sur «OK» pour terminer le processus d’export. Pour une meilleure compréhension, elle sera décomposée en plusieurs points pour une meilleure compréhension de cette tâche plus en détail ci-dessous.
• Entrez le nom avec lequel votre classeur Excel est identifié pour démarrer l’opération d’exportation, de même, sélectionnez le format de fichier approprié.
• Une fois la table de requête à exporter sélectionnée, sélectionnez l’option «exporter les données avec format et design», de cette manière l’exportation est terminée.
• Après avoir effectué cette action, l’accès demandera une boîte de dialogue dans laquelle l’utilisateur crée une spécification qui utilise certains détails du processus d’exportation. Sélectionnez l’option «Oui» pour stocker le rapport détaillé du processus d’exportation comme référence pour le projet d’exportation qui a été terminé.

Pour conclure, vous avez maintenant une idée complète et complète de la façon d’exporter des données de la base de données Access vers Excel, vous pouvez donc maintenant l’exécuter de manière pratique pour les tâches que vous devez effectuer.