Erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie einen "Flow" von Grund auf neu erstellen
Microsoft Flow ist ein triggerbasiertes System zur Erstellung automatisierter Workflows. Es stehen viele Vorlagen zur Verfügung, aber wenn diese nicht Ihren Anforderungen entsprechen, können Sie hier einen neuen Feed von Grund auf neu erstellen.
Du benötigst einen kostenlosen oder kostenpflichtigen Plan, um Flow zu nutzen, also registriere dich, falls du es noch nicht getan hast. Gehen Sie zum Office 365-App-Launcher (die neun Punkte in der oberen linken Ecke) und klicken Sie auf Stream, um ihn zu starten.
Schritt eins: Erstellen Sie einen neuen Flow
Die erste Seite führt Sie direkt zu den Vorlagen, aber wir werden einen Feed von Grund auf neu erstellen, klicken Sie also im linken Menü auf "Meine Feeds".
Wenn Sie noch nie einen Feed erstellt haben, ist diese Seite leer. Andernfalls enthält es die Feeds, die Sie zuvor erstellt haben. Klicken Sie auf Neu > Aus Weiß erstellen, um einen neuen Flow von Grund auf neu zu starten.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem beliebten Auslöser zu beginnen, aber wir beginnen von vorne. Klicken Sie also auf die Schaltfläche „Aus Leeren erstellen“.
Schritt XNUMX: Wählen Sie einen Auslöser
An dieser Stelle müssen Sie einen Trigger auswählen, um den Flow zu starten. Sie können nach einem bestimmten Dienst suchen oder einen aus der Liste auswählen. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil unter den beiden Symbolreihen, um alle verfügbaren Dienste anzuzeigen.
Wir werden einen einfachen Ablauf einrichten, der eine E-Mail sendet, wenn sich eine Datei in einem bestimmten OneDrive-Ordner ändert. Dies ist nützlich, wenn Sie einen Ordner für jemanden freigegeben haben und wissen möchten, wenn sich etwas im Ordner ändert.
Um diesen Flow zu konfigurieren, müssen wir eine Trigger-Aktion auswählen, die eine Modifikation von . ist OneDrive-Datei . Klicken Sie zunächst auf den OneDrive-Dienst.
Stellen Sie sicher, dass Sie auf das richtige OneDrive geklickt haben: „OneDrive“ (in kostenlosen und persönlichen Office 365-Abonnements enthalten) und „OneDrive for Business“ (in Business-Plänen enthalten). Wenn Sie auf den OneDrive-Dienst klicken, müssen Sie sich erneut bei Office 365 anmelden, um sicherzustellen, dass Sie immer noch Sie sind.
Nachdem Sie sich angemeldet haben, wird eine Liste mit OneDrive-Triggern angezeigt. Wir suchen nach dem Trigger "Wenn eine Datei geändert wird", der sich ganz unten befindet.
Klicken Sie auf "Wenn eine Datei geändert wird", um die Optionen für diesen Auslöser zu öffnen. Die einzige erforderliche Option besteht darin, den Ordner auszuwählen, der die Dateien enthält, die Sie überwachen möchten, klicken Sie also auf das Ordnersymbol.
Ein Dialogfeld zeigt die Struktur der OneDrive-Datei an, beginnend mit "Root". Sie können diese Option auswählen, wenn Sie benachrichtigt werden möchten, wenn eine OneDrive-Datei bearbeitet wird, oder Sie können auf den Pfeil neben Root klicken, um die OneDrive-Ordnerstruktur zu durchsuchen und den Ordner auszuwählen, den Sie überwachen möchten.
Schritt XNUMX: Wählen Sie eine Aktion aus action
Dies ist der geordnete Auslöser, jetzt müssen wir eine Aktion auswählen, die ausgeführt werden soll. Klicken Sie auf "Neuer Schritt", um die Optionen wieder zu öffnen.
Es stehen viele Dienste zur Auswahl (und diese sind leider nicht in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt), also geben Sie "Outlook" als Filterbegriff ein und wählen Sie den Outlook.com-Dienst.
Wählen Sie die Aktion "E-Mail senden".
Die Optionen „E-Mail senden“ werden angezeigt. Sie können beginnen, zu sehen, wie der Fluss Gestalt annimmt, mit einem Auslöser oben und Aktionen unten.
Fügen Sie im Feld "An" die E-Mail-Adresse hinzu, an die Sie die Nachricht senden möchten. Wenn Sie auf das Feld "Betreff" klicken, wird rechts ein Feld "Dynamischer Inhalt" angezeigt. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, der E-Mail eine Betreffzeile basierend auf der bearbeiteten Datei hinzuzufügen.
Wir möchten, dass die Betreffzeile "[Dateiname] wurde geändert" lautet, wobei "[Dateiname]" durch den Dateinamen ersetzt wird. Klicken Sie dazu im Bereich "Dynamischer Inhalt" auf "Dateiname".
In der Zeile "Betreff" sehen Sie "Dateiname". Fügen Sie den Text "wurde geändert" hinzu (ohne zu vergessen, vor dem Wort "hat" ein Leerzeichen zu setzen).
Wir möchten auch das Auffinden der Datei erleichtern. Gehen Sie daher in der Zeile „Body“ zurück zum Panel „Dynamischer Inhalt“ und klicken Sie auf „Dateipfad“, um sie dem Text hinzuzufügen. Der Flow ist nun abgeschlossen, klicken Sie also auf Speichern.
Vierter Schritt: Testen Sie den Fluss
Der nächste Schritt besteht darin, den Fluss zu testen. Klicken Sie oben rechts auf die Option Test.
Klicken Sie im sich öffnenden Fenster "Testablauf" auf "Ich werde die Triggeraktion ausführen" und klicken Sie auf "Speichern und testen".
Lassen Sie nun die Registerkarte mit dem geöffneten Feed geöffnet, gehen Sie zu dem Ordner, den Sie in OneDrive überwachen, und nehmen Sie eine Änderung an einer Datei vor (Sie können dies in der OneDrive-Web-App oder in OneDrive auf Ihrem Computer tun). Speichern Sie die Änderung und kehren Sie zu der Registerkarte zurück, auf der Flow geöffnet ist. Sie sehen eine Meldung, die Ihnen mitteilt, dass der Flow erfolgreich war.
Wenn Sie Ihre E-Mails überprüfen, sehen Sie, dass eine E-Mail-Benachrichtigung an Sie gesendet wurde, wobei die Betreffzeile den Namen der Datei und den von Ihnen hinzugefügten Text enthält und der Text den Pfad zur Datei enthält.
Dies ist natürlich ein einfacher Ablauf, aber Sie können mehrere Auslöser und Aktionen für eine Vielzahl von Diensten sowie Nutzungsvariablen hinzufügen, Genehmigungskriterien festlegen, Daten an Gruppen mit bestimmter Sicherheit in Office 365 weiterleiten und vieles mehr Mehr.
Microsoft fügt regelmäßig neue Funktionen hinzu, und während viele dieser Funktionen für Geschäftsbenutzer bestimmt sind (und nur in Business-Plänen verfügbar sind), sind viele auch für Privatanwender verfügbar und nützlich.
