So fügen Sie einem Word-Dokument eine digitale Signatur hinzu

Erfahren Sie, wie Sie einem Microsoft Word-Dokument eine elektronische / digitale Signatur hinzufügen.

Elektronische Signaturen haben die Art und Weise, wie wir Dokumente verarbeiten, revolutioniert. Was früher Stift und Papier erforderte, kann jetzt mit digitalen Werkzeugen erledigt werden.

Elektronische Signaturen sind kein neues Konzept. Sie werden seit Jahrzehnten entwickelt, zum Beispiel 1980 in Fez-Maschinen. Heute sind elektronische Signaturen ausgefeilter.

Sie enthalten oft einen digitalen Verschlüsselungsschlüssel, um die Identität des Unterzeichners zu überprüfen und eine rechtsverbindliche Bestätigung zu erstellen. Da elektronische Signaturen rechtlich anerkannt sind, können sie in fast jedem Dokument verwendet werden, wie zum Beispiel in Geschäftsverträgen, Immobilienverträgen, Kreditanträgen usw.

Sie können einer Vielzahl von Dateitypen elektronische Signaturen hinzufügen, einschließlich Word-Dokumenten, PDF , Excel-Dateien und sogar PowerPoint-Folien. In dieser Anleitung wird erläutert, wie Sie eine elektronische Signatur in einem Word-Dokument hinzufügen und entfernen.

Aber lassen Sie uns zunächst definieren, was eine elektronische / digitale Signatur ist.

Was ist eine elektronische / digitale Signatur?

Eine elektronische / digitale Signatur hat eine ziemlich flexible rechtliche Definition. In den Augen des Gesetzes ist eine elektronische Signatur ein Ton, ein Symbol oder ein elektronischer Vorgang, der einem Vertrag oder einem anderen Dokument beigefügt oder logisch mit diesem verbunden ist und von einer Person mit der Absicht durchgeführt oder angenommen wird, das Dokument zu unterzeichnen.

Diese Definition ist sehr allgemein gehalten, da sie ein breites Spektrum an Möglichkeiten abdeckt. Bei Word-Dokumenten ist das Konzept jedoch viel konkreter. Wenn jemand ein Word-Dokument digital signiert, platziert er einen verschlüsselten Authentifizierungsstempel zusammen mit einer visuellen Darstellung seiner Signatur auf der Datei.

Dieses digitale Siegel garantiert die Authentizität, Integrität und Bekanntheit der Unterschrift. Konkret ersetzt es die traditionelle physische Unterschrift Ihres Namens auf einem Dokument, um seine Gültigkeit zu bestätigen.

So fügen Sie eine elektronische / digitale Signatur in Word hinzu

Um ein Word-Dokument mit einer digitalen Signatur zu versehen, öffnen Sie das Dokument und bewegen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie die Signatur einfügen möchten. Klicken Sie dort auf der Registerkarte "Einfügen" auf die Option "Signaturzeile", gefolgt von "Microsoft Office-Signaturzeile". Füllen Sie dann das Fenster Signatureinstellungen aus.

Sobald die Einstellungen übernommen wurden, wird dem Word-Dokument eine Unterschriftszeile hinzugefügt. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie "Unterschrift".

Sie benötigen ein digitales Zertifikat, um die Signatur zu formalisieren

Um Ihren Word-Dokumenten elektronische / digitale Signaturen hinzuzufügen, benötigen Sie ein Signaturzertifikat. Dieses Zertifikat bestätigt Ihre Identität. Es ist in einem öffentlichen Schlüssel enthalten, wenn Sie ein digital signiertes Dokument senden.

Digitale Zertifikate können über eine offizielle externe Stelle oder durch die Erstellung eines eigenen persönlichen Zertifikats bezogen werden. Während ein offizielles externes Zertifikat legaler ist, kann es auch hilfreich sein, ein eigenes zu erstellen.

Unter Windows kann die Erstellung Ihres eigenen Zertifikats je nach Version unterschiedlich sein. Schau es dir an Microsofts Hilfe beim Erstellen Ihres eigenen Zertifikats .

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Legen Sie einen Unterschriftsplatz an, damit andere Personen das Dokument unterschreiben können

Wie oben erläutert, können Sie in den Microsoft Office-Signaturzeileneinstellungen Anweisungen zum Erstellen einer Signaturzeile hinzufügen. Auf diese Weise können Sie das Dokument an eine andere Person senden, um es mit bestimmten Anweisungen zu unterschreiben. Denken Sie daran: Einfügen -> Signaturzeile -> Microsoft Office-Signaturzeile -> Füllen Sie die Felder im Fenster Signatureinstellungen aus.

Das Signaturkonfigurationsfenster enthält Felder, die den Namen des Unterzeichners, die Berufsbezeichnung, die E-Mail-Adresse sowie die Möglichkeit, Anweisungen zum Unterschreiben hinzuzufügen, angeben. Darüber hinaus können Sie die Kontrollkästchen aktivieren, um das Datum der Unterzeichnung und die Option zum Hinzufügen von Kommentaren des Unterzeichners anzugeben.

Die andere Person müsste nur mit der rechten Maustaste auf die Unterschriftszeile klicken und "Unterschrift" auswählen. Microsoft Word bietet zwei Optionen für die Dokumentsignatur: Sie können eine Textsignatur hinzufügen, indem Sie den Namen neben dem X eingeben oder ein Bild auswählen, sowie eine digitale elektronische Signatur, wie oben erwähnt.

Wenn Sie eine elektronische / digitale Signatur aus einem Word-Dokument entfernen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Signaturzeile und wählen Sie „Signatur entfernen“.

Möglichkeit, eine unsichtbare / versteckte Signatur zu setzen

Im Gegensatz zu den oben genannten Signaturzeilen fügt eine unsichtbare / versteckte digitale Signatur keine Markierungen oder Texte in das Dokument ein. Die unsichtbare digitale Signatur fügt der Dokumentdatei nur wenige Metadaten hinzu. Diese Metadaten sind eine Möglichkeit, die Authentizität des Dokuments zu garantieren, ohne seinen Inhalt zu ändern.

Sichtbare und unsichtbare Signaturen beinhalten die Verwendung von Metadaten. Eine sichtbare Signatur enthält Metadaten und einen sichtbaren Stempel im Dokument, während eine unsichtbare Signatur nur die Metadaten anhängt und so die Integrität des Dokuments schützt.

Um einem Word-Dokument eine unsichtbare elektronische / digitale Signatur hinzuzufügen, klicken Sie auf die Registerkarte "Datei", wählen Sie "Informationen", dann "Dokument schützen" und wählen Sie dann "Digitale Signatur hinzufügen".

Wählen Sie nun die Art des Engagements sowie den Grund für die Unterzeichnung aus und klicken Sie zum Abschluss auf die Schaltfläche „Unterschreiben“.

Sobald die Datei digital signiert ist, wird das Dokument schreibgeschützt, um Änderungen zu verhindern. Es erscheint auch eine Schaltfläche Signaturen, um diese auf Wunsch löschen zu können: Datei -> Informationen -> Signaturen anzeigen -> auf den Pfeil neben dem Namen der Signatur klicken -> Signatur löschen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Art von Unterschrift Sie verwenden sollen, sollten Sie eine sichtbare Unterschrift hinzufügen. Dies ist die gebräuchlichste und das Dokument ist zum Drucken geeignet.