Importieren Sie XML-, Access- oder SQL-Datenbankdaten in Excel

Daten sind das Wichtigste in jedem Unternehmen. Alle Unternehmen verwenden unterschiedliche Arten von Programmen und Formaten, um Daten zu speichern, je nach den Anforderungen der Geschäftsdatenspeicherung. Möglicherweise verfügen Sie über eine Gehaltsabrechnungssoftware, die auf einer Datenbank-Engine (SQL oder Access) basiert, oder sogar über eine Webseite, die Sie in Excel importieren möchten. In dieser Anleitung erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie dies erreichen.

Excel externe Datenquelle

Externe Daten sind Daten, die Sie aus einer Quelle außerhalb von Excel in Excel verknüpfen/importieren. Diese können unterschiedlicher Art sein, zum Beispiel:

• In einer Microsoft Access-Datenbank gespeicherte Daten.
• Importieren Sie Daten von SQL Server oder anderen Datenbank-Engines, d.h. MySQL , Orakel usw.
• Auf einer Webseite gespeicherte Daten (XML), wie Aktienkurse, Kunden usw.
• Textdateien.
• Andere Datentypen wie HTML, Azure Market Place usw.

Daten von einer Webseite (XML) in Excel importieren

In diesem Fall importieren wir die aktuellen Wechselkursdaten der Euro-Währung von der Website der Europäischen Zentralbank in Excel. Diese Daten finden Sie in der XML-URL: Euro-Wechselkurs .

Um mit dem Import dieser Daten zu beginnen, öffnen Sie zunächst eine neue Excel-Arbeitsmappe. Klicken Sie dann auf der Registerkarte „Daten“ der Symbolleiste auf die Schaltfläche „Aus dem Web“. Nun öffnet sich ein Fenster, in das Sie die XML-URL eingeben, die Sie importieren möchten und auf "OK" klicken.

Klicken Sie dann im nächsten Fenster auf die Schaltfläche "Daten transformieren", um den "Power Query Editor" zu öffnen und so die Daten auswählen zu können, die wir in Excel importieren möchten.

Jetzt suchen wir im Power Query-Editor nach den Spalten mit der Aufschrift "Tabelle" und klicken auf das kleine Pfeilsymbol in der oberen rechten Ecke, um zu sehen, welche Elemente diese Tabellen enthalten.

In unserem Beispiel interessieren uns die „Cube“-Elemente der XML-Struktur der URL. Diese Elemente enthalten die Daten „Währung“ und „Kurs“ gegenüber dem Euro.

Nachdem Sie nun wissen, welche "Tabelle"-Spalte Sie Ihrem Excel-Blatt hinzufügen möchten, klicken Sie einfach auf "Tabelle" dieser Spalte und wählen Sie dann die Option "Spalten entfernen" -> "Andere Spalten entfernen". Auf diese Weise hinterlassen Sie nur die Daten, die für Sie wichtig sind.

Als nächstes müssen Sie so oft auf das Wort "Tabelle" klicken, bis die Daten angezeigt werden, die Sie wirklich in Ihre Excel-Tabelle einfügen möchten.

Wenn Sie die Daten sehen, an denen Sie interessiert sind (in unserem Beispiel die Attribute Währung und Kurs), wählen Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche „Schließen und laden“. Auf diese Weise fügen Sie die Daten in Ihr Excel-Blatt ein.

Hinweis: Auf der rechten Seite sehen Sie alle Schritte, die durchgeführt wurden, um auf die Daten zuzugreifen, die in das Excel-Blatt eingefügt werden sollen.

Sie können in Ihrem Excel-Blatt ein Ergebnis wie das in der folgenden Abbildung gezeigt sehen. Natürlich können Sie den Namen der Felder A1 und A2 beliebig ändern.

Ein Vorteil des Imports von XML-Daten über eine Webseite besteht darin, dass der Import über eine Abfrage verknüpft ist. Dies bedeutet, dass Sie die Daten in der Tabelle aktualisieren können, ohne diesen Vorgang jedes Mal durchlaufen zu müssen. Um die Daten zu aktualisieren, müssen Sie nur in das rechte Menü „Abfragen und Verbindungen“ gehen und mit einem Rechtsklick auf die Abfrage „Aktualisieren“ auswählen.

Daten aus einer XML-Datei in Excel importieren

Anstatt Daten von einer Website auszuwählen, können Sie auch Daten aus einer XML-Datei importieren, die Sie bereits auf Ihrem Computer haben. Zum Beispiel eine XML-Datei mit diesen Daten:

Gehen Sie in Ihrem Excel-Sheet auf den Reiter "Daten" und wählen Sie die Option "Daten holen" -> "Aus Datei" -> "Aus XML-Datei". Suchen Sie dann die XML-Datei im Dateibrowser und wählen Sie sie aus.

Wählen Sie im sich öffnenden Fenster die Tabellen in der XML-Datei aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Daten transformieren".

Auf diese Weise greifen Sie auf den Power Query-Editor zu und können die Daten auswählen, die zu Ihrem Excel-Arbeitsblatt hinzugefügt werden sollen, wie im vorherigen Beispiel zum Importieren von Daten von einer Webseite (XML) erläutert.

Das Ergebnis des Imports von Daten aus einer XML-Datei in ein Excel-Blatt wäre wie folgt:

Daten von Microsoft Access nach Excel importieren

Falls Sie die Daten aus einer Microsoft Access-Datenbank importieren möchten, ist der Vorgang recht einfach.

Wählen Sie im Register "Daten" der Excel-Symbolleiste die Option "Daten holen" -> "Aus einer Datenbank" -> "Aus einer Access-Datenbank".

Suchen Sie nun im Datei-Explorer die Access-Datenbankdatei und öffnen Sie sie.

Wir haben eine Access-Beispieldatenbank verwendet, die eine Tabelle mit Produkten wie dem unten gezeigten enthält:

Sobald Sie die Access-Datenbankdatei aus dem Excel-Datenimport öffnen, wird das folgende Fenster angezeigt. Wählen Sie im linken Menü die Tabellen der Datenbank aus, die Sie importieren möchten und klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche "Laden".

Wenn Sie die zu importierenden Daten besser verwalten möchten, klicken Sie statt auf die Schaltfläche "Laden" auf die Schaltfläche "Daten transformieren". Wie in den vorherigen Beispielen erläutert, wird der Power Query-Editor geöffnet und bietet viele weitere Optionen zum Importieren von Daten.

Nun, wenn Sie auf "Laden" klicken, werden alle Daten aus der Tabelle "Produkte" der Access-Datenbank in das Excel-Blatt importiert und das Ergebnis sieht wie folgt aus:

In diesem Fall wird wie beim Importieren von Daten von einer Webseite (XML) nach Excel eine Abfrage zwischen der Access-Datenbank und dem Excel-Blatt erstellt. Sie können die Informationen also jederzeit aktualisieren, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Abfrage klicken und „Aktualisieren“ auswählen.

Daten aus einer SQL-Datenbank nach Excel importieren to

Die Schritte zum Importieren von Daten aus einer SQL-Datenbank in Excel sind den vorherigen Beispielen sehr ähnlich. Sie müssen auf die Registerkarte "Daten" gehen, dann die Option "Aus einer Datenbank" und dann "Aus einer SQL Server-Datenbank" auswählen.

Geben Sie dann die IP-Adresse oder den Servernamen ein und wählen Sie „OK“.

Fügen Sie die Zugangsdaten zur Verbindung mit der SQL-Datenbank hinzu und klicken Sie auf die Schaltfläche "Verbinden". Im Fall eines lokalen Servers können die Anmeldeinformationen Windows sein. Wenn es sich jedoch um einen Remoteserver handelt, müssen Sie die spezifischen Anmeldeinformationen des Remoteservers angeben.

Nachdem der Excel-Assistent mit dem SQL-Server verbunden ist, können Sie schließlich die Datenbank sowie deren Tabellen auswählen, die Sie in Ihre Excel-Tabelle importieren möchten. In diesem Beispiel haben wir mit der SQL-Datenbank mit dem folgenden Code erstellt:

Das Ergebnis ist folgendes:

Zusammenfassung des Imports externer Daten aus Excel

Wie Sie sehen, verfügt Microsoft Excel über leistungsstarke Funktionen, die den Import externer Daten ermöglichen, um eigene visuelle Berichte zu erstellen oder benutzerdefinierte Grafiken die Ihren Bedürfnissen entsprechen. Sie müssen nur die richtige Option auswählen, aus der die externen Daten stammen, und die Daten auswählen, die Sie importieren möchten.