Συμβουλές Microsoft Outlook: Γίνετε ειδικός με αυτές τις μυστικές συμβουλές και κόλπα - Λίστα ελέγχου 2020

Από τη δημιουργία της, η Microsoft χαρακτηριζόταν πάντα από την παρουσίαση του καλύτερου λογισμικού στην αγορά και όταν ορισμένες από τις υπηρεσίες της δεν έδιναν το μέγιστο δυναμικό τους, μετανάστευσαν, Έτσι βγήκε το Outlook από το Hotmail.

Παρόλα αυτά, ήρθε στην αγορά λίγο αργά, και γι 'αυτό υπάρχουν πολλές αντιρρήσεις από τους χρήστες κατά τη δημιουργία λογαριασμού σε αυτήν την υπηρεσία ανταλλαγής μηνυμάτων.

Αυτός είναι ο λόγος που σήμερα σας παρουσιάσαμε σε ορισμένα από τα δυνατότητες που κάνουν το Outlook να ξεχωρίζει τους ανταγωνιστές του, καθώς και συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον λογαριασμό σας.

Ποιες δυνατότητες κάνουν το Microsoft Outlook μια μοναδική υπηρεσία email;

Παρά τις δυσκολίες που είχε να αντιμετωπίσει η Microsoft στο παρελθόν με την παλιά υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου «Hotmail», αυτή η εταιρεία έχει μάθει από τα λάθη της και παρέχει σήμερα μια υψηλής ποιότητας υπηρεσία χωρίς τίποτα να ζηλέψει στους άλλους. εταιρείες.

Αυτή η εξαιρετική υπηρεσία της Microsoft ήταν διαδικτυακή για 2013 και, από την αναχώρησή του, ξεχωρίζει μόνο για τα εξαιρετικά χαρακτηριστικά του. Υπάρχει ένα ισχυρό χαρακτηριστικό που καθορίζει την ποιότητα της υπηρεσίας του πολύ καλά και αυτό είναι το "Ενεργή προβολή", Αυτή η λειτουργία επιτρέπει στον χρήστη να αλληλεπιδρά με όλα όσα λαμβάνει μέσω email χωρίς να το αφήσει ή να χρειαστεί να κατεβάσει το αρχείο.

Για παράδειγμα, εάν λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο οποίο σας στέλνουν έναν σύνδεσμο σε ένα βίντεο YouTube ή σε οποιοδήποτε άλλο κατάστημα βίντεο, μπορείτε να το διαβάσετε από το email χωρίς να χρειάζεται να το ανοίξετε απευθείας στην πλατφόρμα.

Η ενεργή προβολή διασφαλίζει ότι οι χρήστες μπορούν να βλέπουν πληροφορίες πιο άνετα από την ίδια διεπαφή, και ακόμη και να παρέχετε πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο για ορισμένες υπηρεσίες, για να αναφέρουμε μερικές, διαδικτυακή παρακολούθηση ταχυδρομικής αποστολής.

Ξεχωρίζει επίσης για τις προσπάθειές του να διασφαλίσει ότι οι πελάτες έχουν όλα τα πιάτα τους καθαρά και απαλλαγμένα από άσχετες πληροφορίες. Για να γίνει αυτό, αυτός διαθέτει σύστημα σάρωσης ποιος είναι υπεύθυνος για την οργάνωση των πληροφοριών και τη δυνατότητα διάθεσης μεγάλου όγκου αλληλογραφίας κάθε φορά.

Μια άλλη από τις ιδιαιτερότητες που βελτιώνεται περισσότερο και την καθιστά μοναδική υπηρεσία είναι η ενσωμάτωση που έχει με τους πιο διάσημους επεξεργαστές λέξεων και αριθμών στον κόσμο Σουίτα γραφείου της Microsoft.

Με το Microsoft Outlook, έχετε πρόσβαση σε Office Word, Excel, PowerPoint και άλλα διαδικτυακά προγράμματα, έτσι με αυτόν τον λογαριασμό μπορείτε να έχετε πρόσβαση και να μοιραστείτε όλα τα έγγραφά σας που έχετε αγκυροβολήσει εκεί. Είναι επίσης ενσωματωμένο σε σχεδόν όλα τα κοινωνικά δίκτυα, γεγονός που καθιστά δυνατή την απάντηση με αυτό το μέσο σε μηνύματα από αυτές τις πλατφόρμες, για παράδειγμα αυτά από το Facebook.

Λίστα των 20 κορυφαίων συμβουλών για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Microsoft Outlook Email

τότε Θα δούμε 20 καλύτερους τρόπους για να απολαύσετε το Microsoft Outlook μέσα από μερικές συμβουλές και κόλπα που θα αναφέρουμε:

συντομεύσεις

Όλο το λογισμικό υπολογιστή διαθέτει στρατηγικές εντολές που σας επιτρέπουν επιταχύνει τη σειρά ορισμένων διαδικασιών. Αυτές οι συντομεύσεις βελτιστοποιούν συνήθως τις βασικές διαδικασίες εφαρμογών, οπότε τώρα θα δούμε μερικές από τις πιο χρήσιμο σε αυτήν την εφαρμογή.

• "Ctrl + R": απάντηση στο e-mail.
• "Ctrl + M": μενού Απάντηση και λήψη e-mail.
• "Ctrl + U": Νέο Ηλεκτρονικό Μήνυμα.
• "Ctrl + D": Διαγράψτε την επιλεγμένη αλληλογραφία.
• "Alt + W": μεταβείτε στο επόμενο email.
• "Alt + R": απαντήστε σε όλους στο email.
• "Alt + S": στείλε email.

Γρήγορα άρθρα

Ένας πολύ καλός τρόπος για να εξοικονομήσετε χρόνο κατά τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι όταν έχουμε μια εισαγωγή ή φράσεις που συνήθως χρησιμοποιούμε σε πολλά από αυτά, οπότε δεν τα γράφουμε καθημερινά και μπορούμε να τα αποθηκεύσουμε επανειλημμένα σε γρήγορα αντικείμενα.

Σε περίπτωση που το χρειάζεστε, μπορείτε απλώς επιλέξτε τα για να εμφανίζονται αμέσως στο κείμενο:

• Για να γίνει αυτό, πρέπει σε ένα e-mail που συνθέτουμε, να επιλέξουμε τις προτάσεις που θεωρούμε ως αποθηκευμένες "Γρήγορα αντικείμενα" και τα σκιάζουμε με τον κέρσορα.

• Τότε θα πατήσουμε το Πλήκτρα "Alt + F3".
• Για να εισαγάγετε αυτά τα στοιχεία στο μήνυμά μας όταν πρόκειται να γράψουμε ένα email, απλώς εισάγετε την καρτέλα "Εισαγωγή" και στο επάνω μενού ακριβώς στη δεξιά άκρη θα βρούμε την επιλογή "Κείμενο".
• Στο μενού που θα εμφανιστεί, θα κάνουμε κλικ "Γρήγορα αντικείμενα" και στο επόμενο αναπτυσσόμενο παράθυρο θα επιλέξουμε "Αυτόματη εισαγωγή".
• Τέλος εδώ θα επιλέξουμε το στοιχείο που θα εισαχθεί και αυτό είναι.

Ομαδικά μηνύματα

Όταν λαμβάνουμε μεγάλο αριθμό μηνυμάτων στα εισερχόμενά μας, αυτό μπορεί να είναι λίγο δύσκολο να εντοπιστεί κάποιος συγκεκριμένα μετά. Για να το λύσουμε μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε ένα καλό κόλπο, γι 'αυτό πηγαίνουμε στο κύριο μενού και πηγαίνουμε στην καρτέλα "Απεικόνιση".

Εκεί θα βρούμε "Εμφάνιση μηνυμάτων στις συνομιλίες", πρέπει να το επισημάνουμε για να το ενεργοποιήσουμε και να μπορούμε να το χρησιμοποιήσουμε.

Ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Έχετε λάβει σίγουρα μηνύματα που δεν σας ενδιαφέρουν ή από άτομα ή εταιρείες που σας ενοχλούν με άσχετες πληροφορίες ή που προσφέρουν προϊόντα και υπηρεσίες που δεν σας ενδιαφέρουν. Εάν ναι, λάβετε υπόψη σας έχετε τη δυνατότητα αποκλεισμού ορισμένων χρηστών και για αυτό υπάρχουν δύο απλές μέθοδοι.

• Από το μενού "Αρχή" , κάντε κλικ στο μικρό σύμβολο "Δεν επιτρέπεται" στα αριστερά βρίσκεται το κουμπί spam.
• Στην καρτέλα που εμφανίζεται θα κάνουμε κλικ όπου λέει "Επιλογές ανεπιθύμητης αλληλογραφίας".

• Στη συνέχεια, στο νέο παράθυρο πηγαίνουμε στην καρτέλα "Μπλοκαρισμένοι αποστολείς" και κάντε κλικ "Να προσθέσω".

• Σε αυτό το μέρος πρέπει να εισαγάγουμε τη διεύθυνση email του χρήστη ή της εταιρείας που θέλουμε να αποκλείσουμε.

Ο άλλος ευκολότερος τρόπος είναι να κάνετε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε email από τον χρήστη που θέλουμε να αποκλείσουμε και να ορίσετε την επιλογή "Ανεπιθυμητη αλληλογραφια", τότε «Μπλοκάρετε τον αποστολέα».

Έξυπνος καθαρισμός

Το Microsoft Outlook διαθέτει ένα σύστημα καθαρισμού που πρέπει να διαμορφώσουμε για να έχουμε την καλύτερη εμπειρία.

• Για να το χρησιμοποιήσουμε πηγαίνουμε στην καταχώρηση στο μενού "Αρχή" , ορίστε την επιλογή "Καθάρισμα" και από εκεί μπορούμε να διαγράψουμε μια ολόκληρη σειρά μηνυμάτων όπως συνομιλία, φακέλους και υποφακέλους.

• Αλλά αν πατήσετε μία από αυτές τις 3 επιλογές αντί να κάνετε κλικ "ΚΑΘΑΡΗ", on κάντε κλικ στο κουμπί στα "Ρυθμίσεις", μπορούμε να βελτιστοποιήσουμε την εργασία λίγο περισσότερο.

• Στο επόμενο παράθυρο που θα ανοίξει, κατεβαίνουμε στο μενού "Ταχυδρομείο" και στο ενότητα "Εκκαθάριση συνομιλίας" εμείς ας επιλέξουμε τις ρυθμίσεις που χρειαζόμαστε.

Προσωπική υπογραφή

Στο Outlook, είναι δυνατό να προσαρμόστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για αποστολή με προσωπική υπογραφή, η οποία είναι πολύ χρήσιμη για την εμφάνιση μιας καλής εταιρικής εικόνας.

• Για να γίνει αυτό πρέπει να δημιουργήσουμε την υπογραφή σε ένα νέο μήνυμα, το δίνουμε στην επιλογή "Υπογραφή" βρίσκεται κοντά στη δεξιά άκρη και αργότερα σε αυτό που θα εμφανιστεί κάνουμε κλικ όπου λέει «Υπογραφές».

• Μόλις φτάσουμε εκεί, μπορούμε να δημιουργήσουμε ή να εισάγουμε μια ήδη σαρωμένη υπογραφή ή ακόμα και να χρησιμοποιήσουμε ένα λογότυπο.

Le suivi

Αυτό μας επιτρέπει να παρακολουθούμε όλα τα μηνύματα, έτσι ώστε εάν χρειαστεί να ειδοποιηθούμε σε μια συγκεκριμένη ώρα για να απαντήσουμε σε ένα email, μπορούμε ορίστε έναν συναγερμό παρακολούθησης.

• Εάν κάνουμε δεξί κλικ σε ένα email, στο ενότητα "Παρακολούθηση", μπορούμε να επιλέξουμε να ειδοποιηθούμε σήμερα, αύριο, την επόμενη εβδομάδα ή το άλλο παραπάνω, όλα εξαρτώνται από το τι χρειάζεστε.

• Και αν κάνουμε κλικ "Προσθήκη κριτικής", μπορούμε να επιλέξουμε μια πιο ακριβή ώρα.

Παρατηρήσεις

Είναι δυνατή η διατήρηση ενός καθαρότερου χώρου εργασίας με τη βοήθεια σημειώσεων, ώστε να έχετε στη διάθεσή σας όλα τα σημαντικά δεδομένα που είναι απαραίτητα για χρήση σε ένα ή περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα.

• Για να τα χρησιμοποιήσουμε, εμείς υποστήριξη στα πλήκτρα "Ctrl + Shitf + N".

Με αυτήν την συμβουλή, θα έχουμε αναμφίβολα καλύτερη υποστήριξη και καλύτερη οργάνωση για να τις γράφουμε καλύτερα.

Αποστολή SMS

Αυτό είναι ένα υπέροχο τέχνασμα που μας επιτρέπει να στείλουμε SMS από το ταχυδρομείο, η λειτουργία του είναι πολύ απλή, απλά βάλτε τον αριθμό τηλεφώνου της επαφής στον αποστολέα και τη διεύθυνση email του χειριστή με τον οποίο λειτουργεί αυτή η γραμμή.

Εφαρμόζοντας αυτό θα έχουμε κάτι σαν αυτό:

Ρέγκλς

Η δημιουργία κανόνων σε email της Microsoft είναι ένα τέχνασμα πολύ χρήσιμο για την οργάνωση πληροφοριών και μηνυμάτων.

• Στην κύρια οθόνη κοντά στη δεξιά πλευρά έχουμε την επιλογή "Να μετακινήσω", Αυτό με τη σειρά του εμφανίζει την επιλογή "Κανόνες", και στο τελευταίο αναπτυσσόμενο μενού είναι η επιλογή «Δημιουργήστε έναν κανόνα».

Από εκεί μπορούμε διαμορφώστε τις ρυθμίσεις έτσι ώστε το λογισμικό να αναλαμβάνει δράση όταν ένα email πληροί τις προϋποθέσεις.

Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε όλα τα email από τον χρήστη "Χ" να πηγαίνουν στον φάκελο "Χ" και ούτω καθεξής.

Με αυτόν τον τρόπο μπορούμε διατηρήστε τον καλό έλεγχο των πληροφοριών που μεταφέρονται στο ταχυδρομείο και ότι είναι οργανωμένα σύμφωνα με τις προτιμήσεις μας.

Φιλτράρισμα μηνυμάτων

Μια πολύ καλή συμβουλή για βρείτε μηνύματα σε γιγαντιαία εισερχόμενα συνίσταται στην εφαρμογή ενός ή περισσότερων φίλτρων.

• Στο μενού "Αρχή" στη δεξιά πλευρά είναι η επιλογή "Αναζήτηση", πατώντας θα εμφανιστεί η επιλογή "Φιλτράρισμα email".

• Είναι εδώ θα επιλέξουμε το φίλτρο που θα χρησιμοποιήσουμε για να βρούμε το e - mails που πληρούν αυτές τις προδιαγραφές.

Νέα αρχεία

Ένας άλλος πολύ χρήσιμος τρόπος για να οργανώσετε τα μηνύματά σας για να τα διευκολύνετε να βρείτε είναι χρησιμοποιώντας φακέλους.

• Για να γίνει αυτό, πηγαίνουμε στην καρτέλα "Ντοσιέ" και ορίστε την επιλογή "Νέο αρχείο" το οποίο βρίσκεται πρώτα στην αριστερή πλευρά του μενού.

• Σε αυτό θα επιλέξουμε το όνομα, τα περιεχόμενα του φακέλου και τη θέση του.

Αναζήτηση σε αρχεία

Από την ίδια καρτέλα "Ντοσιέ", μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα φάκελο ειδικά για αναζητήσεις μέσω email.

• Αυτό γίνεται κάνοντας κλικ στο "Νέο αρχείο έρευνας" επιλογή που βρίσκεται στην αριστερή πλευρά.

• Με αυτόν τον τρόπο, μπορούμε να επιλέξουμε μεταξύ μη αναγνωσμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επισημαίνονται για παρακολούθηση ή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από συγκεκριμένα άτομα, μεταξύ πολλών άλλων επιλογών.

Καθαρισμός αρχείων

Μια πολύ καλή λειτουργία για τη διατήρηση της τάξης του δίσκου μας είναι εκκαθάριση περιττών μηνυμάτων από φακέλους.

Αυτή η συμβουλή είναι πολύ καλή, γιατί δεν διαγράφει τα πάντα στο σύνολό του, αλλά μόνο επαναλαμβανόμενα μηνύματα δημιουργήθηκε κατά τη διάρκεια του νήματος των συνομιλιών, αφήνοντας μόνο το πιο πρόσφατο και σημαντικό.

• Για να το κάνετε αυτό, πρέπει απλώς να εισαγάγετε το ενότητα "Αρχεία". και στον αριστερό πίνακα, κάντε δεξί κλικ στο φάκελο για να αδειάσετε και κάντε κλικ στο "Clean up the file".

Κατηγοριοποίηση κατά χρώματα

Όποτε λαμβάνουμε ένα email, μπορούμε εκχωρήστε τους μια κατηγορία σπουδαιότητας από ανάλογα με το χρώμα που τους αποδίδουμε.

Με αυτό μπορούμε καθιερώστε μια ιεραρχία μεταξύ του τι είναι σημαντικό και του επείγοντος, για να το κάνετε αυτό, απλώς κάντε δεξί κλικ στο ληφθέν μήνυμα και στο Ενότητα "Κατηγοριοποίηση". επιλέξτε το επιθυμητό χρώμα.

Ομάδες επαφών

Μπορούμε να οργανώσουμε τις επαφές μας σε ομάδες για να διευκολύνουμε την αναζήτησή τους. μπορεί επίσης να είναι πολύ χρήσιμο για την αποστολή τεράστιων ποσοτήτων πληροφοριών.

• Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να πάτε στο ενότητα "Επαφές", μπορεί να προσεγγιστεί από ένα μικρό εικονίδιο στο κάτω αριστερό μέρος της οθόνης.

• Τότε είναι στην οθόνη "Σπίτι" , κάντε κλικ στο "Νέα ομάδα επαφών" και στο αναδυόμενο παράθυρο πρέπει να κάνουμε κλικ εκεί που λέει "Προσθήκη μελών".
• Τέλος, πρέπει να διαλέξετε την επιλογή "Από τις Επαφές του Outlook".

• Σε αυτό το μέρος εννοούμε προσθέστε όλες τις επαφές σύμφωνα με την ομάδα, π.χ. συνάδελφοι.

Προγραμματίστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Μετά τη σύνταξη ενός σημαντικού μηνύματος για μια επαφή, είναι μπορεί ότι δεν θέλετε να το στείλετε αμέσως για προσωπικούς ή επιχειρηματικούς λόγους.

Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να αφήσετε το μήνυμα προγραμματισμένο για να σταλεί τη στιγμή που καθορίσατε.

• Για να το ξεκινήσετε, απλά πρέπει να κάνετε κλικ στην καρτέλα "Επιλογές" και ορίστε την επιλογή "Καθυστέρηση παράδοσης" στο μενού επάνω δεξιά .