Μάθετε πώς να δημιουργείτε μια "Ροή" από την αρχή, βήμα προς βήμα

Microsoft Το Flow είναι ένα σύστημα που βασίζεται στη σκανδάλη για τη δημιουργία αυτοματοποιημένων ροών εργασίας. Υπάρχουν πολλά διαθέσιμα πρότυπα, αλλά αν δεν ταιριάζουν στις ανάγκες σας, δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα ροή από το μηδέν.

Θα χρειαστείτε ένα δωρεάν ή πληρωμένο πρόγραμμα για να χρησιμοποιήσετε τη ροή, οπότε εγγραφείτε εάν δεν το έχετε κάνει ήδη. Μεταβείτε στην εφαρμογή εκκίνησης του Office 365 (οι εννέα κουκκίδες στην επάνω αριστερή γωνία) και κάντε κλικ στην επιλογή Ροή για εκκίνηση.

Πρώτο βήμα: δημιουργήστε μια νέα ροή

Η πρώτη σελίδα θα σας μεταφέρει απευθείας στα πρότυπα, αλλά θα δημιουργήσουμε μια ροή από το μηδέν, οπότε κάντε κλικ στην επιλογή "Οι ροές μου" στο αριστερό μενού.

Εάν δεν έχετε δημιουργήσει ποτέ ροή, αυτή η σελίδα θα είναι κενή. Διαφορετικά, θα περιέχει τις ροές που δημιουργήσατε νωρίτερα. Κάντε κλικ στο Νέο> Δημιουργία από λευκό για να ξεκινήσετε μια νέα ροή από το μηδέν.

Θα έχετε την επιλογή να ξεκινήσετε από ένα δημοφιλές έναυσμα, αλλά θα ξεκινήσουμε από την αρχή, οπότε κάντε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία από κενό".

Βήμα δεύτερο: επιλέξτε μια σκανδάλη

Σε αυτό το σημείο, θα πρέπει να επιλέξετε μια σκανδάλη για να ξεκινήσετε τη ροή. Μπορείτε να αναζητήσετε μια συγκεκριμένη υπηρεσία ή να επιλέξετε μία από τη λίστα. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος κάτω από τις δύο σειρές εικονιδίων για να δείτε όλες τις διαθέσιμες υπηρεσίες.

Πρόκειται να δημιουργήσουμε μια απλή ροή που στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν αλλάζει ένα αρχείο σε έναν συγκεκριμένο φάκελο OneDrive. Αυτό είναι χρήσιμο εάν έχετε μοιραστεί έναν φάκελο με κάποιον και θέλετε να μάθετε πότε αλλάζει κάτι στο φάκελο.

Για να ρυθμίσουμε αυτήν τη ροή, πρέπει να επιλέξουμε μια ενέργεια ενεργοποίησης, η οποία είναι μια τροποποίηση του Αρχείο OneDrive . Ξεκινήστε κάνοντας κλικ στην υπηρεσία OneDrive.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει κλικ στο σωστό OneDrive: "OneDrive" (περιλαμβάνεται δωρεάν και προσωπικές συνδρομές στο Office 365) και "OneDrive για επιχειρήσεις" (περιλαμβάνεται στα επιχειρηματικά σχέδια). Όταν κάνετε κλικ στην υπηρεσία OneDrive, θα πρέπει να συνδεθείτε ξανά στο Office 365 για να βεβαιωθείτε ότι είστε ακόμα εσείς.

Αφού συνδεθείτε, θα δείτε μια λίστα με κανόνες ενεργοποίησης του OneDrive. Αναζητούμε το έναυσμα "Όταν τροποποιείται ένα αρχείο", το οποίο βρίσκεται στο κάτω μέρος.

Κάντε κλικ στο "Όταν ένα αρχείο τροποποιείται" για να ανοίξετε τις επιλογές για αυτόν τον κανόνα. Η μόνη επιλογή που απαιτείται είναι να επιλέξετε το φάκελο που περιέχει τα αρχεία που θέλετε να παρακολουθήσετε, οπότε κάντε κλικ στο εικονίδιο του φακέλου.

Ένα παράθυρο διαλόγου θα εμφανίσει τη δομή του αρχείου OneDrive, ξεκινώντας από το "Root". Μπορείτε να επιλέξετε αυτήν την επιλογή εάν θέλετε να λαμβάνετε ειδοποίηση κάθε φορά που γίνεται επεξεργασία ενός αρχείου OneDrive ή μπορείτε να κάνετε κλικ στο βέλος δίπλα στο Root για να περιηγηθείτε στη δομή του φακέλου OneDrive και να επιλέξετε το φάκελο που θέλετε να παρακολουθείτε.

Βήμα τρίτο: επιλέξτε μια ενέργεια που πρέπει να κάνετε

Αυτή είναι η ταξινομημένη σκανδάλη, τώρα πρέπει να επιλέξουμε μια ενέργεια για εκτέλεση. Κάντε κλικ στο "Νέο βήμα" για να ανοίξετε ξανά τις επιλογές.

Υπάρχουν πολλές υπηρεσίες για να διαλέξετε (και δυστυχώς δεν αναφέρονται με αλφαβητική σειρά), οπότε βάλτε το "Outlook" ως όρο φίλτρου και επιλέξτε την υπηρεσία Outlook.com.

Επιλέξτε την ενέργεια "Αποστολή e-mail".

Θα εμφανιστούν οι επιλογές "Αποστολή email". Μπορείτε να αρχίσετε να βλέπετε πώς διαμορφώνεται η ροή, με μια σκανδάλη στην κορυφή και τις ενέργειες στο κάτω μέρος.

Προσθέστε τη διεύθυνση email στην οποία θέλετε να στείλετε το μήνυμα στο πεδίο "Προς". Όταν κάνετε κλικ στο πλαίσιο "Θέμα", θα δείτε ένα πλαίσιο "Δυναμικό περιεχόμενο" να εμφανίζεται στα δεξιά. Αυτό σας δίνει την επιλογή να προσθέσετε μια γραμμή θέματος στο email με βάση το αρχείο που επεξεργάστηκε.

Θέλουμε η γραμμή θέματος να λέει "το όνομα αρχείου έχει αλλάξει", όπου το "[όνομα αρχείου]" αντικαθίσταται με το όνομα αρχείου. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο "Όνομα αρχείου" στον πίνακα "Δυναμικό περιεχόμενο".

Στη γραμμή "Θέμα", θα δείτε "Όνομα αρχείου". Προσθέστε στο κείμενο "έχει τροποποιηθεί" (χωρίς να ξεχάσετε να βάλετε κενό πριν από τη λέξη "έχει").

Θέλουμε επίσης να διευκολύνουμε την εύρεση του αρχείου, επομένως στη γραμμή "Σώμα", επιστρέψτε στον πίνακα "Δυναμικό περιεχόμενο" και κάντε κλικ στο "Διαδρομή αρχείου" για να το προσθέσετε στο σώμα. Η ροή έχει πλέον ολοκληρωθεί, οπότε κάντε κλικ στο Αποθήκευση.

Τέταρτο βήμα: δοκιμάστε τη ροή

Το επόμενο βήμα είναι να ελέγξετε τη ροή. Κάντε κλικ στην επιλογή Δοκιμή στην επάνω δεξιά γωνία.

Στον πίνακα "Δοκιμαστική ροή" που ανοίγει, κάντε κλικ στο "Θα εκτελέσω την ενέργεια ενεργοποίησης" και κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση και δοκιμή".

Τώρα, αφήνοντας την καρτέλα ανοιχτή, μεταβείτε στο φάκελο που παρακολουθείτε στο OneDrive και κάντε μια αλλαγή σε ένα αρχείο (μπορείτε να το κάνετε αυτό στην εφαρμογή web OneDrive ή στο OneDrive στον υπολογιστή σας). Αποθηκεύστε την αλλαγή και επιστρέψτε στην καρτέλα όπου η ροή είναι ανοιχτή. Θα δείτε ένα μήνυμα που σας λέει ότι η ροή ήταν επιτυχής.

Όταν ελέγχετε τα email σας, θα δείτε ότι σας έχει σταλεί ειδοποίηση μέσω email, με τη γραμμή θέματος να δείχνει το όνομα του αρχείου και το κείμενο που προσθέσατε και το σώμα να δείχνει τη διαδρομή προς το αρχείο.

Αυτή είναι μια απλή ροή, φυσικά, αλλά μπορείτε να προσθέσετε πολλαπλούς κανόνες και ενέργειες σε ένα ευρύ φάσμα υπηρεσιών, καθώς και μεταβλητές χρήσης, να ορίσετε κριτήρια έγκρισης, δεδομένα διαδρομής σε ομάδες συγκεκριμένης ασφάλειας στο Office 365 και πολλά άλλα, πολύ περισσότερο.

Η Microsoft προσθέτει τακτικά νέες δυνατότητες και ενώ πολλές από αυτές τις δυνατότητες προορίζονται για επιχειρηματικούς χρήστες (και διατίθενται μόνο σε επιχειρηματικά σχέδια), πολλές είναι επίσης διαθέσιμες και χρήσιμες για τον οικιακό χρήστη.