Impara come creare un "Flow" da zero, passo dopo passo

Microsoft Flow è un sistema basato su trigger per la creazione di flussi di lavoro automatizzati. Sono disponibili molti modelli, ma se non soddisfano le tue esigenze, ecco come creare un nuovo feed da zero.

Avrai bisogno di un piano gratuito oa pagamento per utilizzare Flow, quindi registrati se non l'hai già fatto. Vai all'utilità di avvio delle app di Office 365 (i nove punti nell'angolo in alto a sinistra) e fai clic su Stream per avviarlo.

Primo passo: creare un nuovo flusso

La prima pagina ti porterà direttamente ai modelli, ma creeremo un feed da zero, quindi fai clic su "I miei feed" nel menu a sinistra.

Se non hai mai creato un feed prima, questa pagina sarà vuota; in caso contrario, conterrà i feed creati in precedenza. Fare clic su Nuovo > Crea da bianco per avviare un nuovo flusso da zero.

Avrai la possibilità di iniziare da un trigger popolare, ma inizieremo da zero, quindi fai clic sul pulsante "Crea da vuoto".

Fase due: selezionare un trigger

A questo punto, dovrai selezionare un trigger per avviare il flusso. Puoi cercare un particolare servizio o sceglierne uno dall'elenco. Fare clic sulla freccia in basso sotto le due file di icone per visualizzare tutti i servizi disponibili.

Imposteremo un semplice flusso che invia un'e-mail quando cambia un file in una specifica cartella di OneDrive. Questo è utile se hai condiviso una cartella con qualcuno e vuoi sapere quando qualcosa cambia nella cartella.

Per configurare questo flusso, dobbiamo selezionare un'azione trigger, che è una modifica di File OneDrive . Inizia facendo clic sul servizio OneDrive.

Assicurati di aver fatto clic sul OneDrive corretto: "OneDrive" (incluso con gli abbonamenti Office 365 gratuiti e personali) e "OneDrive for Business" (incluso con i piani aziendali). Quando fai clic sul servizio OneDrive, dovrai accedere nuovamente a Office 365 per assicurarti di essere ancora tu.

Dopo aver effettuato l'accesso, vedrai un elenco di trigger di OneDrive. Stiamo cercando il trigger "Quando un file viene modificato", che si trova in basso.

Fai clic su "Quando un file viene modificato" per aprire le opzioni per quel trigger. L'unica opzione richiesta è selezionare la cartella contenente i file che si desidera monitorare, quindi fare clic sull'icona della cartella.

Una finestra di dialogo visualizzerà la struttura del file OneDrive, che inizia con "Root". È possibile selezionare questa opzione se si desidera ricevere una notifica ogni volta che viene modificato un file OneDrive oppure è possibile fare clic sulla freccia accanto a Root per sfogliare la struttura delle cartelle di OneDrive e selezionare la cartella che si desidera monitorare.

Fase tre: selezionare un'azione da intraprendere

Questo è il trigger ordinato, ora dobbiamo selezionare un'azione da eseguire. Fare clic su "Nuovo passaggio" per aprire nuovamente le opzioni.

Ci sono molti servizi tra cui scegliere (e purtroppo non sono elencati in ordine alfabetico), quindi metti "Outlook" come termine di filtro e scegli il servizio Outlook.com.

Seleziona l'azione "Invia un'e-mail".

Verranno visualizzate le opzioni "Invia e-mail". Puoi iniziare a vedere come prende forma il flusso, con un trigger in alto e le azioni in basso.

Aggiungi l'indirizzo email a cui vuoi inviare il messaggio nel campo "A". Quando fai clic sulla casella "Oggetto", vedrai apparire un pannello "Contenuto dinamico" sulla destra. Questo ti dà la possibilità di aggiungere una riga dell'oggetto all'e-mail in base al file che è stato modificato.

Vogliamo che la riga dell'oggetto dica "[nome file] è stato modificato", dove "[nome file]" viene sostituito con il nome del file. Per fare ciò, fare clic su "Nome file" nel pannello "Contenuto dinamico".

Nella riga "Oggetto", vedrai "Nome file". Aggiungi nel testo "è stato modificato" (senza dimenticare di mettere uno spazio prima della parola "ha").

Vogliamo anche semplificare la ricerca del file, quindi nella riga "Body", torna al pannello "Contenuto dinamico" e fai clic su "Percorso file" per aggiungerlo al corpo. Il flusso è ora completo, quindi fai clic su Salva.

Quarto passo: testare il flusso

Il prossimo passo è testare il flusso. Fare clic sull'opzione Test nell'angolo in alto a destra.

Nel pannello "Flusso di test" che si apre, fai clic su "Eseguirò l'azione di attivazione" e fai clic su "Salva e prova".

Ora, lasciando aperta la scheda con il feed, vai alla cartella che stai monitorando in OneDrive e apporta una modifica a un file (puoi farlo nell'app Web OneDrive o in OneDrive sul tuo computer). Salva la modifica e torna alla scheda in cui è aperto Flow. Vedrai un messaggio che ti dice che il flusso è andato a buon fine.

Quando controlli le tue e-mail, vedrai che ti è stato inviato un avviso e-mail, con la riga dell'oggetto che mostra il nome del file e il testo che hai aggiunto e il corpo che mostra il percorso del file.

Questo è un flusso semplice, ovviamente, ma puoi aggiungere più trigger e azioni in un'ampia gamma di servizi, nonché variabili di utilizzo, impostare criteri di approvazione, instradare i dati a gruppi di sicurezza specifici in Office 365 e molto altro ancora .

Microsoft aggiunge regolarmente nuove funzionalità e, sebbene molte di queste funzionalità siano destinate agli utenti aziendali (e sono disponibili solo nei piani aziendali), molte sono disponibili e utili anche per l'utente domestico.