Советы по Microsoft Outlook: станьте экспертом с этими секретными советами и приемами - Контрольный список 2020

0 735 8 минут на чтение

С момента своего создания Microsoft всегда отличалась тем, что представляла лучшее программное обеспечение на рынке, и когда некоторые из его сервисов не раскрывали свой максимальный потенциал, они мигрировали, так Outlook вышел из Hotmail.

Тем не менее, он появился на рынке немного поздно, и поэтому есть много возражений со стороны пользователей при создании учетной записи в этой службе обмена сообщениями.

Вот почему сегодня мы познакомили вас с некоторыми из особенности, которые выделяют Outlook его конкуренты, а также советы, которые помогут вам максимально эффективно использовать свой аккаунт.

Какие функции делают Microsoft Outlook уникальной почтовой службой?

Несмотря на трудности, с которыми Microsoft приходилось сталкиваться в прошлом со старой почтовой службой Hotmail, эта компания извлекла уроки из своих ошибок и обеспечивает сегодня качественный сервис, которому не позавидуешь. компании.

Эта замечательная служба Microsoft работает уже 2013 и с момента своего отъезда он отличался только своими превосходными характеристиками. Есть одна мощная функция, которая очень хорошо определяет качество обслуживания, а именно: "Active View", эта функция позволяет пользователю взаимодействовать со всем, что он получает по электронной почте, не покидая его и не загружая файл.

Например, если вы получите электронное письмо, в котором вам отправят ссылку на видео YouTube или любой другой видеомагазин, его можно будет прочитать из электронного письма без необходимости открывать его прямо на платформе.

Активное представление гарантирует, что пользователи могут более удобно просматривать информацию с того же интерфейса, и даже предоставлять в режиме реального времени информацию об определенных услугах, например, об отслеживании почтовых отправлений в режиме онлайн.

Он также выделяется своими усилиями по обеспечению того, чтобы все тарелки клиентов были чистыми и не содержали нерелевантной информации. Для этого он имеет систему сканирования кто отвечает за организацию информации и обеспечение одновременной утилизации больших объемов почты.

Еще одна особенность, которая больше всего улучшает и делает его уникальным сервисом, - это интеграция с самыми известными в мире процессорами слов и чисел. Офисный пакет Microsoft.

С Microsoft Outlook, у вас есть доступ к Office Word, Excel, PowerPoint и другим онлайн-программам, Таким образом, с помощью этой учетной записи вы можете получить доступ и поделиться всеми своими документами, которые вы там закрепили. Это также интегрирован практически во все социальные сети, что позволяет таким образом отвечать на сообщения с этих платформ, например, от Facebook.

Список 20 лучших советов по максимально эффективному использованию электронной почты Microsoft Outlook

Ensuite, Мы рассмотрим 20 лучших способов использовать Microsoft Outlook с помощью некоторых советов и приемов, которые мы упомянем:

ярлыки

У всего компьютерного программного обеспечения есть стратегические команды, которые позволяют ускорить заказ определенных процессов. Эти ярлыки обычно упрощают основные процессы приложения, поэтому теперь мы увидим некоторые из более полезно в этом приложении.

«Ctrl+R»: ответ на электронное письмо.
«Ctrl + М»: меню Ответить и получить электронную почту.
«Ctrl+U»: Новый email-адрес.
«Ctrl + Д»: Удалить выбранное письмо.
«Альт+В»: перейти к следующему письму.
«Альт + Р»: ответить всем по электронной почте.
«Альт + С»: Отправить письмо.

Быстрые статьи

Отличный способ сэкономить время на написание электронных писем - это когда у нас есть введение или фразы, которые мы обычно используем во многих из них, поэтому мы не записываем их каждый день, и мы можем постоянно сохранять их в быстрых элементах.

Если вам это нужно, вы просто выделите их, чтобы сразу появиться в тексте:

Для этого мы должны в составленном нами электронном письме выбрать предложения, которые мы считаем сохраненными как «Быстрые предметы» и заштриховываем их курсором.

Затем мы нажмем кнопку Клавиши «Alt + F3».
Чтобы вставить эти элементы в наше сообщение, когда мы собираемся написать электронное письмо, просто войдите на вкладку «Вставка» а в верхнем меню справа мы найдем опцию "Текст".
В появившемся меню мы нажмем на «Быстрые предметы» и в следующем выпадающем окне мы выберем «Автоматическая вставка».
Наконец, здесь мы выберем элемент для вставки и все.

Групповые сообщения

Когда мы получаем большое количество сообщений в нашем почтовом ящике, мы может быть немного сложно найти один, в частности, впоследствии. Чтобы решить эту проблему, мы можем использовать хороший трюк, для этого мы переходим в главное меню и переходим на вкладку "Отображать".

Там мы найдем "Показывать сообщения в беседах", мы должны отметить его, чтобы активировать и использовать.

Электронные письма со спамом

Вы наверняка получали сообщения, которые вас не интересуют, или от людей или компаний, которые беспокоят вас нерелевантной информацией или предлагают продукты и услуги, которые вас не интересуют. Если это так, имейте в виду, что у вас есть возможность заблокировать определенных пользователей и для этого есть два простых метода.

Из меню "Начинать" , нажмите на маленький символ "Не допускается" слева кнопка спама.
В отображаемой вкладке мы щелкнем там, где написано «Параметры спама».

Затем в новом окне переходим на вкладку "Заблокированные отправители" и нажмите "Добавлять".

В этой части мы должны ввести адрес электронной почты пользователя или компании, которую мы хотим заблокировать.

Другой более простой способ - щелкнуть правой кнопкой мыши любое электронное письмо от пользователя, которого мы хотим заблокировать, и выбрать опцию "Спам", затем «Заблокировать отправителя».

Умная уборка

В Microsoft Outlook есть система очистки, которую нам необходимо настроить, чтобы получить максимальную пользу.

Чтобы использовать это, мы переходим к записи в меню "Начинать" , выберите вариант «Очистка» и оттуда мы можем удалить целую серию электронных писем, таких как беседы, папки и подпапки.

Но если после нажатия одной из этих 3 опций вместо нажатия "Чистый", on клика из "Настройки", мы можем еще немного оптимизировать работу.

В следующем открывшемся окне спускаемся по меню "Почта" и в раздел «Очистка разговора» мы выберем нужные нам настройки.

Личная подпись

В Outlook можно настроить электронные письма для отправки с личной подписью, что очень удобно для отображения хорошего корпоративного имиджа.

Для этого нам нужно создать подпись в новом сообщении, мы даем ее в опции "Подпись" расположен рядом с правым краем, а затем, что будет отображаться, мы щелкаем там, где написано «Подписи».

Оказавшись там, мы можем создать или вставить уже отсканированную подпись или даже использовать логотип.

Le suivi

Это позволяет нам отслеживать все сообщения, поэтому, если нам нужно получить уведомление в определенное время для ответа на электронное письмо, мы можем установить последующий сигнал тревоги.

Если мы щелкнем правой кнопкой мыши по электронной почте, в Раздел «Мониторинг», мы можем выбрать получение уведомлений сегодня, завтра, на следующей неделе или в другое время, все зависит от того, что вам нужно.

И если мы нажмем на "Добавить отзыв", мы можем выбрать более точное время.

Замечания

Можно поддерживать более чистое рабочее пространство с помощью заметок, чтобы иметь под рукой все важные данные, которые необходимо использовать в одном или нескольких электронных письмах в день.

Чтобы использовать их, мы служба поддержки на ключах «Ctrl + Shift + N».

С этим советом у нас, несомненно, будет лучшая поддержка и лучшая организация, чтобы лучше их писать.

Отправить смс

Это замечательный трюк, который позволяет нам отправлять SMS с электронной почты, работа с ним очень проста, просто введите номер телефона контакта в адрес отправителя и адрес электронной почты оператора, с которым работает эта линия.

Применив его, мы получим что-то вроде этого:

правила

Создание правил в электронных письмах Microsoft - это уловка очень полезно для организации информации и сообщений.

На главном экране с правой стороны у нас есть опция "Двигаться", это, в свою очередь, отображает вариант "Правила", и в последнем выпадающем меню есть опция «Создайте правило».

Оттуда мы можем настроить параметры чтобы программа действовала, когда электронное письмо соответствует условиям.

Например, вы можете выбрать, чтобы вся электронная почта от пользователя «X» направлялась в папку «X» и так далее.

«ОБНОВЛЕНИЕ ✅ Хотите узнать, как максимально эффективно использовать свою учетную запись Outlook? ⭐ ВОЙДИТЕ ЗДЕСЬ ⭐ и узнайте, какие из них ✅ ЛЕГКО и БЫСТРО ✅ »

Таким образом мы можем хорошо контролировать информацию, которая отправляется по почте и что они организованы в соответствии с нашими предпочтениями.

Фильтровать сообщения

Очень хороший совет для найти сообщения в огромном почтовом ящике состоит из применения одного или нескольких фильтров.

В меню "Начинать" с правой стороны вариант "Поиск", нажатие на нее отобразит опцию «Фильтр электронной почты».

Вот что мы выберем фильтр для поиска е – почта которые соответствуют этим спецификациям.

Новые файлы

Еще один очень полезный способ упорядочить сообщения, чтобы их было легче найти, - использовать папки.

Для этого переходим во вкладку "Папка" и выберите вариант "Новый файл" который находится первым в левой части меню.

Здесь мы выберем имя, содержимое папки и ее расположение.

Искать в файлах

С той же вкладки "Папка", мы можем создать папку специально для поиска по электронной почте.

Это делается нажатием на «Новый файл исследования»; вариант, который находится слева.

Таким образом, мы можем выбирать между непрочитанными электронными письмами, электронными письмами, отмеченными для отслеживания, или электронными письмами от конкретных людей, среди многих других вариантов.

Очистка файлов

Очень хорошая функция для поддержания порядка на нашей доске - это убирать лишние сообщения из папок.

Этот совет очень хорош, потому что он не удаляет все целиком, только повторяющиеся сообщения создается во время цепочки разговоров, оставляя только самые свежие и важные.

Для этого вам просто нужно ввести Раздел "Файлы" и на левой панели щелкните правой кнопкой мыши папку, чтобы очистить ее, и нажмите "Очистить файл".

Классификация по цветам

Всякий раз, когда мы получаем электронное письмо, мы можем присвоить им категорию важности в зависимости от цвета, который мы им присваиваем.

С этим мы можем установить иерархию между тем, что важно, и тем, что срочно, для этого просто щелкните правой кнопкой мыши полученное письмо и в Раздел "Категоризация" выберите желаемый цвет.

Контактные группы

Мы можем организовать наши контакты в группы, чтобы облегчить их поиск. может также быть очень полезным для отправки огромного количества информации.

Первое, что нужно сделать, это зайти в Раздел «Контакты», доступ к нему можно получить с помощью небольшого значка в левом нижнем углу экрана.

Тогда будучи на экране "Дом" , щелчок «Новая контактная группа» и во всплывающем окне мы должны щелкнуть там, где написано «Добавить участников».
Наконец, вам нужно выбрать вариант «Из контактов Outlook».