Excel pour débutants : apprendre à utiliser Excel pas à pas
En bref :
- Excel organise les données en cellules (une colonne lettre + une ligne numéro, par exemple B3) regroupées sur des feuilles.
- Une formule commence toujours par
=:=SOMME(B2:B6)additionne une plage. - Le signe
$(touche F4) bloque une référence quand on recopie une formule. - Mettre ses données sous forme de tableau (Ctrl + T) facilite le tri, le filtre et les graphiques.
Excel est le tableur de Microsoft : il sert à classer des données, à calculer et à les présenter sous forme de graphiques. Pas besoin d’être doué en maths pour s’y mettre. Ce guide suit l’ordre naturel d’un premier tableau, de l’ouverture du fichier à l’impression. Si vous vous demandez à quoi il peut vous servir, lisez d’abord Excel, c’est quoi et à quoi sert ce tableur.
L’interface d’Excel
| Élément | Où le trouver | À quoi il sert |
|---|---|---|
| Ruban | En haut, onglets Accueil, Insertion, Données… | Toutes les commandes, regroupées par thème |
| Zone Nom | À gauche de la barre de formule | Affiche la cellule active (A1, B3…) |
| Barre de formule | Au-dessus de la grille | Voir et modifier le contenu d’une cellule |
| Colonnes et lignes | Lettres en haut, numéros à gauche | Repérer chaque cellule |
| Onglets de feuilles | En bas | Passer d’une feuille à l’autre ou en ajouter |
Saisir et mettre en forme
Cliquez dans une cellule et tapez : Entrée valide et descend, Tab valide et va à droite. Les nombres s’alignent à droite, le texte à gauche. Dans l’onglet Accueil, vous réglez la police, les couleurs, les bordures et le format des nombres (euros, pourcentage, date). Double-cliquez sur le bord d’un en-tête de colonne pour l’ajuster à son contenu. Deux gestes utiles : Ctrl + Z pour annuler, et insérer une ligne ou une colonne quand il en manque. À l’inverse, vous pouvez masquer ou afficher des lignes et des colonnes sans rien supprimer. Pour barrer une valeur soldée, voyez comment barrer du texte dans Excel.
Premières formules : SOMME, MOYENNE, références
- Sélectionnez la cellule où vous voulez le résultat et tapez
=. - Écrivez la formule :
=B2+B3, ou=SOMME(B2:B6)pour additionner une plage. Dans la version française, les arguments se séparent par un point-virgule. - Validez avec Entrée. Pour une somme express, sélectionnez la cellule sous la colonne et pressez Alt + =.
Les fonctions de base à connaître sont SOMME, MOYENNE, MIN, MAX et NB. Retrouvez tous les cas dans comment faire une formule dans Excel.
Recopier une formule et références absolues
Pour appliquer la même formule à toute une colonne, saisissez-la une fois, puis tirez la poignée de recopie (le petit carré en bas à droite de la cellule) vers le bas, comme expliqué dans recopier une formule vers le bas. Excel adapte les références : la ligne 2 devient la ligne 3, etc. Si une cellule doit rester fixe (un taux de TVA, par exemple), écrivez-la $B$1 en pressant F4 : c’est la référence absolue. Pour coller seulement les valeurs ou transposer, utilisez le collage spécial.
Trier, filtrer, mettre sous forme de tableau
Cliquez dans vos données et pressez Ctrl + T : Excel crée un tableau avec des flèches de filtre dans les en-têtes. Vous pouvez trier de A à Z ou du plus petit au plus grand, ne garder que certaines lignes et voir le total en bas. Si la liste est longue, figez la ligne d’en-tête pour la garder visible en faisant défiler, et numérotez automatiquement les lignes si besoin d’un repère. Pour planifier, voyez aussi comment créer un planning Excel.
Créer un graphique
Sélectionnez vos données, puis Insertion > Graphiques recommandés. Choisissez des colonnes pour comparer, une courbe pour une évolution dans le temps, un secteur pour des parts d’un tout (avec peu de catégories). Donnez-lui un titre clair. Pour illustrer un rapport, vous pouvez aussi insérer une image dans une cellule Excel.
Enregistrer et imprimer
Ctrl + S enregistre le classeur au format .xlsx. Si le fichier est sur OneDrive, l’enregistrement automatique peut s’activer. Pour imprimer, ouvrez Fichier > Imprimer, vérifiez l’aperçu et choisissez « Ajuster toutes les colonnes sur une page » pour éviter qu’une colonne passe sur une autre page. Un PDF s’obtient avec Fichier > Exporter. Gagnez du temps avec les 40 raccourcis clavier indispensables d’Excel.
Cas pratique : suivre son budget du mois
Julie ouvre un classeur vierge et crée trois colonnes : date, catégorie, montant. Elle met le tout sous forme de tableau avec Ctrl + T, saisit ses dépenses, puis calcule le total en bas avec =SOMME(C2:C20). Elle filtre la colonne « Catégorie » sur « Courses » pour voir son budget alimentaire, puis insère un graphique en secteurs pour visualiser la répartition. Au bout d’un quart d’heure, elle a un outil réutilisable chaque mois.
Questions fréquentes
Comment apprendre Excel quand on part de zéro ?
Créez un petit tableau utile (budget, liste de courses, planning) et ajoutez une fonction à la fois : SOMME, puis MOYENNE, puis un tri ou un filtre. On retient mieux avec un cas réel.
Pourquoi ma formule affiche-t-elle du texte au lieu d’un résultat ?
La cellule est probablement au format Texte, ou la formule commence par une apostrophe ou un espace. Passez la cellule en « Standard », puis revalidez avec F2 et Entrée.
Quelle est la différence entre un classeur et une feuille ?
Le classeur est le fichier Excel entier ; il contient une ou plusieurs feuilles, visibles en onglets en bas de l’écran.
À quoi sert le signe $ dans une formule ?
Il bloque la colonne, la ligne ou les deux quand vous recopiez la formule. F4 l’ajoute automatiquement.
Excel est-il gratuit ?
Excel fait partie de Microsoft 365 (payant), mais une version gratuite en ligne, plus limitée, existe avec un compte Microsoft.
