Outlook : le guide pour bien utiliser le logiciel de messagerie de Microsoft
En bref :
- Outlook désigne aujourd’hui plusieurs choses : le nouvel Outlook (gratuit sous Windows), l’Outlook classique (licence Office ou Microsoft 365) et le service web Outlook.com.
- Quel que soit le choix, les bons réflexes sont les mêmes : dossiers, règles, catégories, recherche et une sauvegarde régulière.
- Microsoft prévoit de remplacer progressivement l’Outlook classique, mais ce dernier reste pris en charge au moins jusqu’en 2029.
Outlook est à la fois un client de messagerie, un calendrier et un carnet d’adresses, utilisable avec Outlook.com, Microsoft 365, Gmail ou iCloud. Ce guide présente l’essentiel, avec un lien vers chaque cas précis.
Nouvel Outlook ou Outlook classique ?
Microsoft remplace progressivement l’Outlook historique de Windows par une nouvelle application, qui prend aussi la place de Courrier et Calendrier. Selon les informations de Microsoft, l’Outlook classique reste pris en charge au moins jusqu’en 2029. D’après la documentation de Microsoft, le nouvel Outlook est devenu l’option proposée par défaut à de nombreux utilisateurs en 2026, avec encore la possibilité de revenir à l’ancien. Aucune date de bascule définitive n’a été annoncée pour les particuliers à notre connaissance : vérifiez la page Microsoft consacrée aux étapes de migration. Microsoft déploie par ailleurs depuis l’automne 2026 un style « classique » pour le nouvel Outlook.
| Critère | Nouvel Outlook | Outlook classique |
|---|---|---|
| Licence | Gratuit avec un compte Microsoft | Microsoft 365 ou licence Office |
| Comptes | Outlook.com, Microsoft 365, Gmail, Yahoo, iCloud, IMAP | Les mêmes, plus des configurations avancées |
| Compléments et macros | Compléments web uniquement | Compléments COM et macros VBA |
| Fichiers PST | Prise en charge limitée (à vérifier selon la version) | Prise en charge complète |
| Avenir | Application appelée à devenir la référence | Prise en charge au moins jusqu’en 2029 |
Pour un usage personnel, le nouvel Outlook suffit ; si vous dépendez de macros, de compléments d’entreprise ou de gros fichiers PST, gardez l’Outlook classique. Voir le comparatif nouvel Outlook ou Outlook classique ; si la nouvelle version ne vous convient pas, voyez comment revenir à l’ancien Outlook.
Ajouter un compte de messagerie
Dans le nouvel Outlook : engrenage Paramètres > Comptes > Comptes de messagerie > Ajouter un compte. Dans l’Outlook classique : Fichier > Ajouter un compte. Saisissez l’adresse et suivez l’assistant ; pour Gmail, la connexion passe en général par votre compte Google. Vérifiez ensuite que les messages arrivent bien.
Organiser sa boîte : dossiers, catégories et règles
Un Outlook bien rangé repose sur trois outils :
- Les dossiers : créez-en peu (par exemple « Factures », « Famille », « À traiter »).
- Les catégories : des étiquettes de couleur qui s’appliquent à un message sans le déplacer.
- Les règles : elles trient automatiquement. Découvrez comment créer des règles pour trier ses e-mails.
D’autres fonctions vous font gagner du temps au quotidien : une signature avec logo et lien, la réponse automatique d’absence, l’envoi programmé à une date précise, le transfert automatique et l’accusé de réception ou de lecture. Si vous regrettez un envoi, essayez de rappeler ou annuler l’e-mail, sachant que cela ne marche pas toujours. Pour désencombrer, l’archivage automatique et manuel est le plus simple.
Réglez aussi les alertes : les notifications d’Outlook peuvent vite devenir envahissantes.
Calendrier et contacts
Le calendrier est lié à votre boîte : une invitation reçue par e-mail s’ajoute en un clic. Vous pouvez créer des rendez-vous récurrents, définir des rappels et partager votre agenda. Les contacts se regroupent en listes de distribution pour écrire à toute une équipe. Dans le nouvel Outlook, ces modules sont dans la barre latérale gauche.
Rechercher efficacement un message
Cliquez dans la barre de recherche ou utilisez Ctrl + E. Tapez le nom d’un expéditeur ou un mot de l’objet, puis restreignez avec les filtres proposés (dossier, pièce jointe, date, non lus). Si un message a disparu, regardez d’abord le dossier « Courrier indésirable », puis voyez comment récupérer un e-mail supprimé.
Sauvegarder ses données : les fichiers PST
Avec un compte IMAP ou Exchange, vos messages restent sur le serveur ; avec un compte POP ou des archives locales, ils sont stockés dans des fichiers de données Outlook. Pour comprendre la différence, lisez l’article sur les fichiers OST et PST. Dans l’Outlook classique, vous exportez vos messages avec Fichier > Ouvrir et exporter > Importer/Exporter > Exporter vers un fichier > Fichier de données Outlook (.pst). Voir le détail dans la sauvegarde d’Outlook en PST. Conservez la copie sur un disque externe ou un cloud, jamais seulement sur le même PC.
Cas pratique : mettre de l’ordre en une heure
Julien reçoit 80 e-mails par jour sur une adresse Outlook.com et une adresse Gmail. Il ajoute les deux comptes dans le nouvel Outlook, crée trois dossiers, puis une règle qui range les mails de son fournisseur d’énergie dans « Factures ». Il programme une réponse d’absence avant ses vacances et archive les messages de plus d’un an : en une heure, sa boîte de réception passe de plusieurs milliers de messages à une vingtaine.
Questions fréquentes
Outlook est-il gratuit ?
Le nouvel Outlook pour Windows et Outlook.com sont gratuits avec un compte Microsoft. L’Outlook classique nécessite une licence Office ou un abonnement Microsoft 365.
Quelle est la différence entre Outlook et Outlook.com ?
Outlook.com est le service de messagerie en ligne (ex-Hotmail), accessible depuis un navigateur. Outlook est le logiciel qui lit plusieurs comptes, dont Outlook.com.
Peut-on utiliser Outlook avec Gmail ?
Oui. Ajoutez simplement le compte Gmail dans Outlook ; selon la configuration, une validation Google ou un mot de passe d’application peut être demandé.
Le nouvel Outlook remplacera-t-il l’Outlook classique ?
C’est la direction choisie par Microsoft, mais l’Outlook classique reste pris en charge au moins jusqu’en 2029 selon Microsoft.
Comment sauvegarder mes e-mails Outlook ?
Exportez-les dans un fichier PST depuis l’Outlook classique et copiez-le sur un support externe. Avec IMAP, les messages restent aussi sur le serveur.
