Astuces Google Docs: Devenez un expert avec ces conseils et conseils secrets – Liste 2020

En bureautique, sans aucun doute, l’un des outils les plus importants et les plus utilisés est le traitement de texte . Qui sont considérés comme d’une grande aide à la fois pour un usage personnel, ainsi qu’au niveau académique et professionnel. Bien que ce soit vrai, le traitement de texte le plus reconnu est Microsoft Word, mais comme il s’agit d’une application payante, les utilisateurs recherchent d’autres alternatives .

En ce sens, l’une des meilleures solutions de ce type est Google Docs qui est disponible à tout moment, car il s’agit d’un service basé sur le cloud. Outre cela, il révèle d’autres avantages comme sa légèreté, son utilisation possible sur ordinateur et mobile; avec lequel il est considéré comme l’ un des outils les plus importants du moteur de recherche .

Cependant, de nombreux utilisateurs de Google Docs ou ceux qui souhaitent essayer ce traitement de texte, ne connaissent pas toutes ses fonctionnalités disponibles. C’est pourquoi nous avons décidé de rassembler les 30 astuces les plus spéciales pour obtenir une expérience assez complète dans Docs et augmenter sa capacité .

Google Docs vs Microsoft Word Quel est le meilleur outil pour générer et éditer des textes?

Comme nous l’avons mentionné au début de l’article, Microsoft Word est défini comme le principal traitement de texte et éditeur au monde, grâce à sa notoriété notable. Ainsi, vous vous demanderez sûrement quel outil est le meilleur, entre Word et Google Docs à ces fins.

Voici les différences les plus importantes :

Interface utilisateur

En ce qui concerne l’interface Google Docs, nous notons qu’elle est idéale pour les utilisateurs de base , car elle maintient une approche relativement simple. Ainsi, il réduit la disposition des fonctions de la barre d’outils et offre ainsi un chantier facile à gérer .

Ainsi, il met la plupart des boutons fréquemment utilisés à portée de main et tout le reste, il les rassemble dans des listes déroulantes. Bref, cela garantit une expérience simplifiée .

D’autre part, dans l’interface utilisateur de Microsoft Word, vous pouvez trouver d’ innombrables fonctions disponibles sur les rubans et les barres d’outils . Ce qui est parfait si vous avez besoin de fonctionnalités améliorées et / ou avancées, mais si vous êtes un utilisateur basique, cette fonctionnalité ne peut que compliquer l’expérience lors du traitement de textes .

Compte tenu de cela, il peut être extrêmement fatigant de naviguer entre autant de fonctions en essayant de trouver celle dont vous avez besoin.

Fonctionnalité

Comme Word est un outil plus expérimenté que Google Docs, il a eu plus de temps pour regrouper diverses fonctions et, bien sûr, pour créer un logiciel assez solide. Pour cette raison, Microsoft Word est considéré comme offrant une expérience plus avancée en termes de fonctionnalités .

Cependant, ce n’est pas que Google Docs soit insuffisant, car pour environ 90% des personnes qui utilisent des traitements de texte, la fonctionnalité ou la capacité de traitement de texte de Google Docs peut être plus que compétente . Mais, pour ceux qui optent pour des fonctionnalités plus avancées, la meilleure option est Word pour sa meilleure implémentation des éléments.

Collaboration

S’il est vrai, ces deux outils utilisés pour éditer des textes, ont des fonctions de collaboration. Cependant, à cet égard, Google Docs est présumé être en avance car il offre une intégration avec Google Drive, il est facile de naviguer vers les fichiers qui ont été partagés avec vous, et cela simplifie également la possibilité d’afficher les fichiers que vous avez partagés.

En outre, il vous permet de contrôler quels utilisateurs peuvent modifier le document, qui peuvent le voir et qui peuvent le commenter.

D’autre part, Word permet la collaboration et offre la possibilité d’enregistrer des documents dans OneDrive, mais il vous oblige à envoyer le document à des personnes spécifiques et cela révèle une plus grande complication pour donner accès à un public plus ouvert.

Formats

Malheureusement, dans le jeu de format, Google Docs présente un inconvénient notable . Étant donné que lorsque vous attachez des images, des tableaux ou des feuilles de calcul au document en question, vous ne pouvez pas être sûr que le format de fichier sera le même s’il est ouvert dans un processeur de document tiers.

En revanche, Microsoft Word ne révèle pas cet inconvénient . En tenant compte de cela, ledit outil Microsoft garantit une plus grande facilité lors de la création de règles de formatage de texte uniques.

Autres différences importantes

Google Docs	Microsoft Word
C’est totalement gratuit	Ce n’est pas gratuit et vous devez payer un abonnement tous les mois
Vous êtes limité en ce qui concerne les fonctionnalités hors ligne, car vous devrez toujours être connecté à Internet pour l’utiliser	C’est la meilleure option pour ceux qui ont besoin d’un processeur de documents avec accès sans connexion Internet ou hors ligne
Comprend la possibilité d’ enregistrer automatiquement dans le cloud	Vous devez être un abonné Office 365 pour ouvrir, modifier et synchroniser automatiquement vos fichiers en ligne avec Word
Actuellement, il existe 7 formats de fichiers disponibles dans cet outil	Offre environ 15 types de fichiers disponibles aujourd’hui
Docs ne fournit que quelques éléments de modèle	Word a un plus grand nombre de modèles et vous permet même de créer les vôtres

Bref, pour pouvoir spécifier quel traitement de texte est le meilleur entre Google Docs et Microsoft Word, tout dépendra des types d’utilisation de chacun et des besoins de ses utilisateurs . Parce que, si l’un d’eux peut avoir des fonctionnalités plus avancées que l’autre, l’équilibre est nivelé par des fonctionnalités supplémentaires très importantes.

Liste des 30 meilleures astuces Google Docs pour en tirer le meilleur parti

Il est maintenant temps de connaître et de détailler les meilleures astuces que vous pouvez prendre en compte lors de la gestion de vos textes depuis Google Docs, afin de tirer le meilleur parti de cet outil basé sur le cloud.

Voici 30 des meilleures recommandations à mettre en œuvre ici :

Utiliser des modèles pour des projets itératifs

À diverses occasions, les utilisateurs de Google Docs doivent envoyer le même type de document et d’informations à leurs camarades ou collègues, et même à leurs clients, encore et encore; cet outil a donc pour fonction d’obtenir une plus grande productivité dans de tels cas .

Ainsi, Google Docs vous permet d’ utiliser l’un des modèles prédéfinis , où se trouvent les types suivants: modèles de devis, offres d’emploi, mémos, lettres de vente, rapports de vente, accords contractuels, entre autres.

Donc, pour pouvoir les utiliser, procédez comme suit :

• À l’intérieur de l’outil, cliquez sur la section «Fichier» .
• Plus tard, cliquez sur l’option «Nouveau» dans le menu.
• Ensuite, dans le nouveau menu déroulant, cliquez sur «À partir du modèle» pour sélectionner celui dont vous avez besoin.

Utilisez les étiquettes colorées pour mieux vous organiser

Étant donné que les environnements organisés offrent une plus grande productivité aux utilisateurs, Google Docs a pris cela en compte et vous permet donc d’ouvrir certains dossiers dans Google Drive et de les sectionner à travers les étiquettes de couleur, afin que votre Le document dans le cloud est plus facile à trouver et plus rapide à utiliser.

En ce sens, pour localiser les choses dans un espace beaucoup plus organisé dans Docs, vous devez établir ces étiquettes en cliquant simplement avec le bouton droit sur un dossier spécifique, en appuyant sur l’option «Changer de couleur» et là, choisissez celle que vous préférez .

Effectuer une recherche d’image de licence ouverte

Dans la plupart des cas, lorsque vous écrivez un texte dans un traitement de texte, il est très important d’ ajouter du matériel multimédia pour compléter l’information et offrir un document plus attractif. Par conséquent, Google Docs vous propose une recherche d’images pour faciliter cette procédure .

Ainsi, nous vous recommandons d’aller dans la section Insérer une image , vous pouvez y trouver une grande variété d’éléments de ce type et même établir que seuls ceux qui ont une licence d’utilisation ouverte apparaissent ; à partir de la section «Rechercher» et en catégorisant le contenu directement à partir de l’onglet qui dit «Tout type» , où il existe plusieurs options à sélectionner.

Profitez des modules complémentaires de Google Docs

Au cas où vous ne le sauriez pas, Google Docs propose des modules complémentaires qui consistent en des fonctionnalités très similaires aux plugins, c’est-à-dire qu’ils facilitent l’exécution de beaucoup de choses . Pour y accéder, il vous suffit de cliquer sur le menu «Modules complémentaires» de votre document Google et là, d’explorer tout ce qui est disponible.

Les plus courants et les plus recommandés sont:

• «Table des matières» : pour intégrer des tables des matières au texte.
• «Traduire» : vous permet de traduire les mots, instantanément.
• «Galerie de modèles» : Idéal pour télécharger des modèles prédéfinis.
• Diagrammes de Gliffy : ajoutez des diagrammes et des cartes mentales.

Utilisez la saisie vocale intelligente

L’une des meilleures astuces à essayer dans Docs consiste à utiliser l’écriture vocale intelligente que l’outil fournit à ses utilisateurs . Qui a été conçu pour ceux qui préfèrent utiliser leur voix, au lieu d’écrire de longs textes qui peuvent réduire la performance du temps tout en gérant leurs documents.

En ce sens, pour tester l’écriture vocale de ce traitement de texte, le processus à effectuer consiste à:

• Pour commencer, accédez à la section «Outils» de Google Docs qui peut être vue dans la barre d’options supérieure.
• Ensuite, cliquez sur la sélection «Saisie vocale» et immédiatement, vous pouvez commencer à parler.

À titre de recommandation, nous limitons que, si vous souhaitez ajouter des signes de ponctuation, vous devez également le dire en «écrivant votre texte à la voix» . Par exemple: pour ajouter un point, vous devez dire «période» et le système le détectera automatiquement comme un symbole d’orthographe.

Ajoutez une signature à vos documents

De nombreux utilisateurs de Docs doivent généralement imprimer le document créé, le signer, le numériser et ensuite, s’ils peuvent l’envoyer à leurs clients. Mais, pour éviter cette tâche fastidieuse, il est désormais possible d’ajouter votre signature directement sur le document numérique .

Afin d’effectuer cette excellente astuce, vous devez utiliser un plugin appelé «PandaDoc» , à partir duquel Google Docs présentera la possibilité de signer un document en utilisant l’écran tactile de l’un de vos appareils à partir duquel vous accédez au traitement de texte. Il est à noter que, vous devez créer un compte dans ledit add-on puis l’intégrer dans la barre latérale du texte , afin de pouvoir signer, cliquer et c’est tout.

Partagez le texte avec les autres et modifiez-le en temps réel

Auparavant, nous vous faisions savoir que l’un des plus grands avantages de Google Docs est sa capacité à partager le texte avec d’autres personnes et qu’il peut être modifié en temps réel . Mais vous vous demandez sûrement ce qu’il faut faire pour que cette fonction se produise.

Eh bien, au départ, il est nécessaire que vous appuyiez sur le bouton bleu qui est observé dans le coin supérieur droit , pour pouvoir ajouter d’autres personnes ou, il est possible de le faire en copiant le lien du document et en l’envoyant directement à tous les utilisateurs que vous souhaitez qu’ils voient le texte. De cette façon, vous pouvez utiliser l’une des fonctions les plus utiles de cet outil.

Publier immédiatement un document

Heureusement, avec Docs, vous pouvez créer un fichier et le publier sur le Web en quelques secondes . Si vous voulez le faire, allez dans le menu «Fichier» situé dans la barre d’options supérieure de ce traitement de texte. Après cela, cliquez sur l’option «Publier sur le Web …» et immédiatement, il sera incorporé dans Google Drive et vous recevrez même un lien indiquant où se trouve le fichier en question.

Utilisez l’outil de correction

Malgré le fait que Google Docs manquait auparavant d’un correcteur orthographique, heureusement aujourd’hui, vous pouvez compter sur une telle fonction dans ce traitement de texte en ligne. Ce qui présente la possibilité de passer rapidement à d’autres mots , d’ajouter certains mots au dictionnaire ou de vous dire de les ignorer.

Pour ce faire, il vous suffit d’accéder à la section «Outils» en haut de la fenêtre du document et après cela, cliquez sur la première option appelée «Orthographe» et sélectionnez ce dont vous avez besoin dans le menu déroulant.

Utiliser des fichiers sans connexion Internet

Bien que ce soit vrai, Google Docs est un service purement en ligne qui nécessite une connexion Internet pour l’utiliser. Mais, de nombreux utilisateurs ont des problèmes de connexion, dans certains cas et donc, ils sont affectés pour éditer leurs travaux écrits à partir de ce processeur . Cependant, il existe une astuce extrêmement efficace à cela.

Cette astuce est basée sur une synchronisation continue des fichiers Google Docs que vous hébergez dans Google Drive et vous permet d’y accéder sans avoir de connexion réseau. Pour cela, vous devez vous rendre dans le panneau de configuration du service Google Drive, entrer dans la section Général et activer la case qui indique «Synchronisez votre travail avec cet ordinateur» , qui vous offre la possibilité d’éditer les textes hors ligne et mise à jour du travail en continu.

Parcourir le contenu bibliographique

En général, avant ou pendant la rédaction d’un article, il est précieux que vous vous informiez à partir de sources fiables et afin d’assurer une meilleure productivité, Google Docs a conçu un outil avec lequel il vous offre la possibilité d’ explorer le contenu bibliographique directement à partir de la feuille d’écriture .

En ce sens, la fonction a la capacité de détecter les sujets clés du texte, propose des images, des documents de recherche similaires et même des liens que vous pouvez utiliser comme bibliographie de votre article .

Si vous souhaitez utiliser cet outil, vous devez cliquer sur «Outils» et appuyer sur «Explorer» qui se trouve en deuxième position. Ainsi, ils vous montreront une nouvelle section sur le côté droit qui a toute la puissance du moteur de recherche Google.

Envoyer un fax sans télécopieur

Malgré le fait que les télécopies ne sont plus beaucoup utilisées, il y a actuellement plusieurs clients qui vous demandent de leur en envoyer un et pourquoi ne pas répondre aux exigences de ces clients? Eh bien, pour répondre à ce besoin de personnes plus anciennes, Google Docs accepte une astuce qui le rend possible facilement.

En ce sens, il sera nécessaire d’utiliser un plug-in appelé «Hello Fax» , avec lequel il vous suffit de saisir le numéro de téléphone du destinataire et vous permet également de créer une couverture expresse pour le document en question. Ainsi, il est très utile d’éviter de perdre du temps à chercher un papier à lettres avec fax.

Recherche et insertion de liens simplifiées

En général, pour entreprendre une recherche de liens qui doivent apparaître dans l’écriture numérique, il est nécessaire d’ ouvrir un onglet alternatif et de rechercher l’adresse Web pour pouvoir la saisir dans le texte en question. Mais, il existe une astuce beaucoup plus simple pour clarifier cette tâche.

Ainsi, il consiste à sélectionner la partie du texte où vous souhaitez inclure le lien , puis à cliquer sur la section «Insérer» qui se trouve en haut de la fenêtre et à appuyer sur l’option «Lien» .

Ils vous montreront une boîte avec deux boîtes (une vers le texte et l’autre à partir d’une petite boîte de recherche d’adresse) puis, lorsque vous tapez les premières lettres, vous verrez les options de recherche qui simplifient l’emplacement de l’adresse dont vous avez besoin .

Laissez des commentaires sur votre mobile

Dans la plupart des cas où vous partagez un texte avec une autre personne, vous souhaitez laisser une ou plusieurs annotations dans une zone spécifique du texte en question, mais sans avoir à saisir ou modifier aucune ligne. Eh bien, c’est pourquoi la présente astuce que Google Docs a récemment intégrée a été détectée, à partir de laquelle vous pouvez faire des commentaires pour laisser des annotations directement depuis votre mobile .

Utilisez le Presse-papiers Web Docs

Une autre des meilleures astuces auxquelles nous pouvons nous référer en ce qui concerne Google Docs consiste à copier et coller . Mais, il ne s’agit pas de la fonction de base que nous savons tous copier et coller, mais plutôt d’un presse-papiers Web ou d’un «copier-coller» avancé que contient ce traitement de texte.

En ce sens, le Presse-papiers Web vous offre la possibilité d’enregistrer un grand nombre de textes et de coller ce que vous voulez ou dont vous avez besoin. En d’autres termes, cela fonctionne comme un excellent raccourci lorsque vous devez écrire de longs textes , que ce soit une liste de caractéristiques, une recette ou même une phrase répétée plusieurs fois.

Voici les étapes à suivre :

• Dans Google Docs, regardez en haut pour la section «Modifier» et cliquez sur cette option .
• Maintenant, cliquez sur «Presse-papiers Web» où un menu sera affiché.
• Ensuite, choisissez la sélection «Écran IPS 5 pouces» et dans celle-ci, vous pouvez choisir entre «Coller en tant que texte enrichi» ou «Coller en HTML» , selon ce dont vous avez besoin.

Insérer un symbole spécial

Si vous ne le saviez pas, dans Google Docs, vous pouvez également écrire des symboles «étranges» dans votre document . Cette astuce est l’une des plus simples et des plus efficaces lors de l’écriture dans ledit traitement de texte.

Pour lequel vous devez suivre étape par étape:

• Une fois que vous ouvrez un nouveau document, cliquez sur la section «Insérer» en haut.
• Maintenant, parmi toutes les options du menu déroulant, cliquez sur celle qui dit «Caractères spéciaux».
• Plus tard, vous verrez une nouvelle boîte qui s’ouvre et là vous pouvez sélectionner le personnage que vous préférez .

Cependant, ce n’est pas tout. Eh bien, dans cet outil, il est possible de dessiner le symbole que vous voulez à partir de votre clavier tactile ou en utilisant la souris . Pour que le même système le reconnaisse et vous propose un symbole similaire; étant très utile pour trouver rapidement les symboles les plus étranges.

Utilisez différents modèles

Bien que cela soit vrai, Google Docs commence généralement par une page vierge, mais en réalité, il