Comment créer une requête simple dans une base de données Microsoft Access à partir de zéro? Guide étape par étape

Obtenir des données spécifiques peut être une tâche qui prend des heures manuellement. C’est là que des programmes comme Microsoft Access vous aident à créer une requête simple dans une base de données pour les localiser plus rapidement. Si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet, continuez à lire ce guide étape par étape .

La chose normale dans une entreprise est de travailler avec des informations spécifiques contenues dans de grands tableaux de données . C’est pourquoi il est pratique d’avoir une méthode qui vous permet de le visualiser instantanément.

Les consultations ne montrent que ce qui vous intéresse et vous donnent la possibilité de combiner les données d’autres tableaux . Cela signifie qu’ils sont d’une grande aide en termes d’organisation et de rationalisation des processus. Par conséquent, nous vous apprendrons tout sur les requêtes simples et comment en tirer le meilleur parti.

Que sont les requêtes simples et à quoi servent-elles dans Access?

Si vous devez collecter des données provenant d’une ou plusieurs sources de votre base de données, le mieux que vous puissiez faire est d’utiliser une requête simple ou sélective. Il est essentiel de savoir ce que sont les requêtes simples et à quoi elles servent dans Access pour vous familiariser avec leur fonctionnement.

La requête simple ou la requête de sélection est un processus Microsoft Access de base qui vous permet d’afficher les informations stockées dans une base de données , via le «mode Feuille de données». Dans les tâches administratives, normalement, vous ne travaillez pas avec toutes les informations enregistrées. Au contraire, l’utilisateur a besoin de données spécifiques.

Une requête donne à l’utilisateur la possibilité de sélectionner précisément ce dont il a besoin à ce moment-là . Il est à noter que les requêtes ne sauvegardent pas les données, elles affichent simplement celles qui sont stockées dans les tables. Le grand avantage de l’outil est de pouvoir vous montrer des données provenant de plusieurs tables ou d’autres requêtes . De la même manière, il existe d’autres avantages qui sont également remarquables.

Parmi eux, on peut citer:

• Lors de l’ouverture d’une table de données , la requête de sélection vous permet de voir uniquement les champs qui vous intéressent.
• Vous pouvez utiliser l’outil de requête pour combiner des informations provenant de plusieurs sources.
• Vous pouvez utiliser des expressions comme champs dans vos requêtes.
• Il vous permet de visualiser les enregistrements qui répondent à un critère spécifique.

Apprenez étape par étape à créer une requête simple dans Microsoft Access

Les requêtes de sélection rendent la recherche d’informations dans une base de données plus efficace. Il existe deux méthodes principales pour concevoir une requête: via l’assistant de requête et via le mode Création . Pour cette raison, nous vous montrons étape par étape comment créer une requête simple dans Microsoft Access . L’assistant et la vue Création comportent des étapes qui différencient leurs procédures respectives de création d’une requête. Par exemple, vous ne pouvez pas accéder aux éléments de conception à partir de l’ assistant.

Cependant, les deux méthodes partagent les étapes de base:

• Ouvrez Microsoft Access et choisissez les tables ou requêtes que vous allez utiliser comme sources de données.
• Ensuite, spécifiez les champs des sources de données à inclure.
• Pour limiter les enregistrements qui doivent être renvoyés par la requête, vous devez spécifier les critères de limitation . Cependant, cette étape est facultative.

Après avoir créé la requête de sélection, vous devez l’exécuter avant de pouvoir afficher les résultats. Il vous suffit d’ ouvrir le document dans la vue «Fiche technique» . Gardez à l’esprit que vous pouvez toujours réutiliser la requête, que ce soit comme source de données pour créer un formulaire, une autre requête ou un rapport. Voici un aperçu de la création d’une requête de sélection sur une base de données via l’assistant et la vue de conception .

De plus, nous vous laissons une brève explication sur l’application Web Access:

Avec l’assistant de requête

L’assistant de requête vous aide à créer automatiquement une requête de sélection simple . La procédure est rapide et vous avertit de toute erreur de conception. Cependant, vous n’avez pas autant de contrôle sur les détails qui composent le projet de requête.

À titre de recommandation, il est nécessaire de créer les relations entre les champs source de la requête . Sinon, l’assistant vous demandera si vous prévoyez de créer une relation entre les sources de données. Cependant, vous devrez redémarrer l’assistant en cas de modification d’une relation.

Pour créer la requête, vous devez effectuer les étapes suivantes.

• Ouvrez Microsoft Access . Ensuite, allez dans l’onglet «Créer» . Dans le groupe «Requêtes», vous devez cliquer sur «Assistant de requêtes».
• La nouvelle boîte de dialogue «Nouvelle requête» apparaît à l’écran . Ensuite, cliquez sur «Assistant de consultation» puis sur «OK».
• Vous devez ajouter les champs dont vous avez besoin . La limite de champ est de 255, provenant d’un maximum de 32 tables ou requêtes. Pour chaque champ ajouté, vous devez effectuer deux étapes supplémentaires:

• Allez dans «Tables / Requêtes» et cliquez sur la table ou la requête qui couvre le champ ajouté.
• Dans la section «Champs disponibles» , vous devez double-cliquer sur le champ à ajouter pour l’ajouter à la liste des champs sélectionnés. Dans le cas où vous souhaiteriez ajouter tous les champs à la requête, vous devez cliquer sur le bouton (>>) double crochet à angle droit.
• Enfin, après avoir ajouté tous les champs, cliquez sur «Suivant» .

• Dans le cas où vous souhaitez ajouter des données numériques , l’assistant se contente de vous demander si vous souhaitez que la requête renvoie des données récapitulatives ou des détails sur les enregistrements individuels. Effectuez l’une des étapes suivantes, selon le cas.
• Pour afficher les enregistrements individuels de la requête , cliquez sur «Détails». Cliquez ensuite sur «Suivant».
• Pour visualiser le résumé des champs numériques , cliquez sur «Résumé». Appuyez ensuite sur «Options de résumé».
• Vous devez spécifier les champs à résumer dans la boîte de dialogue «Options de résumé» . De même, vous devez également clarifier comment résumer ces données, car seuls les champs numériques sont affichés. Pour chaque champ, vous devez choisir une fonction:

• Sum: il est utilisé pour renvoyer la somme de toutes les valeurs du champ.
• Moy: Il est utilisé pour afficher la moyenne de toutes les valeurs du champ.
• Min: Il est utilisé pour renvoyer la valeur minimale du champ.
• Max: Il est utilisé pour renvoyer la valeur maximale du champ.

• Pour inclure un calcul des enregistrements appartenant à une source de données , vous devez cocher la case «Compter les enregistrements du nom de la source de données»
• Cliquez ensuite sur «OK» pour terminer les opérations dans la boîte de dialogue «Options de résumé» .
• Si vous souhaitez ajouter un champ de date et d’heure à la requête , l’assistant se contente de vous demander comment vous souhaitez regrouper les valeurs de date. Pour ce faire, vous devez sélectionner la période que vous prévoyez d’utiliser. Cliquez ensuite sur «Suivant».
• Enfin, vous devez attribuer un titre à la requête sur la dernière page de l’assistant. Plus tard, vous devez spécifier si vous souhaitez le modifier ou l’ouvrir. Cliquez ensuite sur «Terminer». Si vous ne souhaitez pas ajouter de champs numériques ou de date à la requête, vous pouvez passer de l’étape trois (3) à l’étape neuf (9).
• Si vous souhaitez modifier la requête , le document s’ouvre en «Mode Création» . En revanche, si vous souhaitez uniquement ouvrir la requête, vous pouvez afficher son contenu en «mode Feuille de données».

En mode Conception

Vous pouvez également créer une requête simple manuellement , via le mode Création . Cette option vous offre un plus grand nombre d’options pour modifier la conception de la requête. Cependant, le processus est considérablement plus lent que l’utilisation de l’assistant. De plus, il est sensible aux erreurs.

La requête se fait comme suit:

Première étape: ajouter des sources de données

Pour ajouter les sources de données, vous devez utiliser la boîte de dialogue «Afficher le tableau» . De même, vous pouvez toujours ajouter d’autres sources de données à l’avenir si nécessaire.

Voyons les étapes à suivre:

• Ouvrez Microsoft Access . Rendez-vous immédiatement dans le groupe «Autres» , situé dans l’onglet «Créer». Cliquez ensuite sur «Query Design» .
• La boîte de dialogue «Afficher le tableau» apparaît à l’écran . Utilisez les onglets «Tables», «Requêtes» ou les deux pour sélectionner les sources de données que vous souhaitez utiliser. Faites la sélection avec un double clic. Cliquez ensuite sur «OK».
• Pour terminer, fermez la boîte de dialogue.

Deuxième étape: combiner les sources de données

Lorsque vous ajoutez des sources de données qui sont liées les unes aux autres, l’outil Microsoft Access prend soin de combiner les données automatiquement . Cependant, si les origines ne sont pas relationnelles, elles ne peuvent pas être fusionnées automatiquement.

Par conséquent, les combinaisons doivent être ajoutées par l’utilisateur:

• L’ajout d’une jointure est relativement simple. Saisissez un champ source et faites-le glisser vers l’autre champ source auquel il correspond . Access trace une ligne entre les deux champs pour signaler la création d’une jointure.
• Vous devrez peut-être modifier une combinaison. Dans ce cas, vous devez double-cliquer sur la combinaison à modifier .
• La boîte de dialogue «Propriétés de la combinaison» apparaît à l’écran .
• Le tableau présente trois options. Passez en revue chacun d’eux et sélectionnez celui qui vous convient le mieux. Cliquez ensuite sur «OK» .

Étape 3: ajouter les champs de sortie

Une fois que vous avez terminé d’ajouter les jointures, vous devez ajouter les champs de sortie . Ceux-ci représentent les champs qui contiennent les données à inclure dans le résultat de la requête simple.

Voyons voir:

• À partir d’une source de données située dans le panneau supérieur, faites glisser vers le bas n’importe quel champ que vous souhaitez ajouter à la ligne «Champ» . La boîte se trouve dans la grille de création, dans le volet inférieur de la fenêtre.
• Si vous préférez ajouter rapidement tous les champs , double-cliquez sur le titre de la table de données ou de la requête dans le panneau supérieur. De cette manière, tous les champs de cette source sont mis en évidence. Faites-les ensuite tous glisser sur la grille de mise en page. La plateforme Access se charge de remplir automatiquement la ligne «Tableau».

Vous pouvez éventuellement spécifier les critères pour limiter les enregistrements que la requête doit renvoyer , et également résumer les données au cas où vous utiliseriez des valeurs numériques qui doivent être totalisées. Si ce n’est pas nécessaire, vous pouvez aller directement voir les résultats.

Étape 4: Affichage des résultats

Vous pouvez visualiser les résultats de la requête en cliquant sur «Exécuter» dans l’onglet «Conception». L’outil Microsoft Access affiche désormais les résultats de la requête via la vue «Feuille de données». Si nécessaire, vous pouvez apporter des modifications à la requête. Vous devez cliquer sur «Démarrer» , puis sur «Affichage» et enfin «Vue de conception» pour revenir à l’écran d’édition. Apportez les modifications appropriées et cliquez à nouveau sur «Exécuter».

Dans une application Web Access

La procédure est assez similaire aux précédentes. Cependant, il comporte des étapes supplémentaires pour que les résultats de la requête soient visibles à partir du navigateur. Sinon, le mécanisme est similaire. Il est à noter que Microsoft ne recommande pas de continuer à utiliser les applications Web Access.

Par conséquent, il est pratique d’examiner d’autres alternatives:

• Ouvrez l’application Web dans Access.
• Cliquez sur l’onglet «Démarrer». Cliquez ensuite sur «Avancé» et enfin sélectionnez «Requête» .
• La boîte de dialogue «Afficher le tableau» apparaît à l’écran . Utilisez les onglets «Tables», «Requêtes» ou les deux pour ajouter toutes les sources de données que vous prévoyez d’utiliser. Faites la sélection par un double clic. Plus tard, appuyez sur «Ajouter». Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton «Fermer».
• À partir de n’importe quelle source de données située dans le volet supérieur, faites glisser tous les champs obligatoires vers la ligne «Champ» dans le volet inférieur de la grille de disposition de la fenêtre.
• Ajoutez les critères requis pour limiter les champs.
• Faites un clic droit sur l’onglet «Requête». Ensuite, appuyez sur «Enregistrer». Vous devez entrer un nom pour identifier la requête.
• Vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur l’onglet «Requête» , puis sélectionner « Vue feuille de données» pour afficher les résultats de la requête.

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