Comment utiliser les commentaires pour documenter la feuille dans Microsoft Excel? Guide étape par étape

La fonction de commentaire dans les programmes Microsoft est une excellente idée pour faire un examen rapide du document, donner une indication ou une brève explication d’une section spécifique d’un travail .

Dans le cas d’ Excel , si vous souhaitez insérer des commentaires et des notes simples , il vous suffit d’effectuer une série d’étapes rapides et c’est tout. De cette façon, vous pouvez avoir des notes sur votre document à portée de main pour votre usage personnel ou les partager avec d’autres personnes qui travaillent avec la même feuille de calcul .

Tout au long de cet article, nous vous expliquerons tout ce qui concerne l’utilisation des commentaires pour documenter votre feuille Excel et en tirer le meilleur parti.

Quelle est l’utilité des commentaires et des notes dans Excel et pourquoi devriez-vous les utiliser?

L’ utilisation de commentaires est beaucoup plus courante dans Word que dans Excel , cependant, les avantages de l’utilisation de cette ressource sont pratiquement les mêmes dans les deux cas.

Certains des principaux utilitaires de commentaires et de notes dans Excel sont:

• Ils permettent d’ ajouter une clarification , des données ou un rappel.
• Ils ne prennent pas d’espace sur votre document.
• Ils améliorent le travail d’équipe .
• Ils sont utilisés pour documenter les modifications apportées au fichier sans le modifier.
• C’est très facile à faire .
• Les commentaires peuvent être personnalisés ou modifiés .

Ce ne sont que quelques points en faveur de l’utilisation de commentaires ou de notes dans Excel . N’oubliez pas que si vous les utilisez correctement , vous pouvez avoir vos annotations sans modifier l’ organisation du document .

Quelles sont les différences entre une note et un commentaire dans Excel?

Bien qu’en général, cela puisse sembler la même chose, les notes et les commentaires dans Excel sont vraiment différents . Cela est plus facilement évident lorsque nous nous penchons sur la fonctionnalité de chacun .

Plus précisément dans Office 365, la fonctionnalité des deux est:

• Notes: comme leur nom l’indique, ils sont utilisés pour prendre des notes ou des annotations concernant les données reflétées dans le document . De plus, ils n’ont pas de boîte de réponse , ils sont donc idéaux pour clarifier ou d’autres détails dans la feuille de calcul.
• Commentaires: dans les nouvelles versions d’Office, les commentaires sont enchaînés et permettent aux utilisateurs d’avoir des discussions ou d’interagir avec d’autres à propos des données . Ils incluent une boîte de réponse, et lorsque d’autres répondent, la conversation avec tous les commentaires connectés s’affiche .

Il convient de noter que dans les versions précédentes d’Excel, les notes étaient considérées comme des commentaires, mais celles – ci n’incluaient pas de boîte de réponse .

Pour créer une note dans Excel, vous devez:

• Cliquez sur Nouvelle note dans le menu contextuel.
• Vous pouvez également saisir Notes / Nouvelle note dans l’onglet Révision .

Apprenez étape par étape à utiliser les commentaires dans vos feuilles de calcul Excel

Les commentaires sont une option parfaite pour maintenir une communication active avec d’autres utilisateurs qui travaillent sur la même feuille de calcul dans Excel . En leur sein, vous pouvez ajouter un commentaire et un indicateur sera affiché dans le coin d’une cellule .

De cette façon, lorsque vous le survolez , le commentaire s’affiche . Il existe différentes manières de les utiliser et elles varient en fonction de vos besoins et du système d’exploitation dont vous disposez.

Nous vous l’expliquerons en détail ci-dessous:

Insérer des commentaires pour créer des conversations

Tout d’abord, vous devez savoir que tous les utilisateurs disposant d’un accès en modification à votre fichier ont le pouvoir de modifier les commentaires .

Dans le cas de Windows, la façon d’insérer des commentaires filetés pour créer des conversations est la suivante:

• Cliquez avec le bouton droit sur la cellule puis cliquez sur Nouveau commentaire .
• Écrivez ce que vous voulez.
• Sélectionnez le bouton Publier ou appuyez sur Ctrl + Entrée .
• Si d’ autres utilisateurs ont quelque chose à ajouter , ils doivent faire un clic droit sur la cellule et choisir l’option Répondre au commentaire .

Pour le faire sur macOS, vous devez:

• Faites un clic droit sur la cellule , puis choisissez l’option Nouveau commentaire .
• Écrivez votre commentaire.
• Appuyez sur le bouton Publier ou sur la combinaison Commande + Entrée .
• Pour ceux qui veulent répondre , ils doivent faire un clic droit sur la cellule et sélectionner Répondre pour commenter .

D’autre part, il y a d’ autres actions qui peuvent être effectuées dans les commentaires sur les deux de Windows et Mac .

Ceux-ci sont:

• Pour modifier un commentaire ou une réponse filetée: vous devez survoler la cellule , puis sur le texte du commentaire et cliquer sur Modifier . Vous ne pouvez modifier que les commentaires que vous avez créés vous-même .
• Pour supprimer un commentaire lié: s’il vous plaît droit – cliquez sur la cellule , puis appuyez sur commentaire Supprimer .
• Pour supprimer une réponse: survolez la cellule , puis sur le texte et cliquez sur Supprimer .
• Pour marquer le fil de commentaire comme résolu: placez le curseur sur la cellule et choisissez l’option Résoudre le fil . Gardez à l’esprit que le commentaire sera toujours visible , mais aucun ajout supplémentaire ne peut être effectué à moins qu’il ne soit rouvert .

Insérer des notes simples

Pour insérer des notes simples dans Windows Excel, vous devez:

• Faites un clic droit sur la cellule .
• Appuyez ensuite sur Insérer une note , ou également en utilisant Maj + F2 .
• Écrivez votre annotation.
• Cliquez en dehors de la cellule .

Pour modifier une note, vous devez faire un clic droit sur la cellule et cliquer sur Modifier la note . Pour sa part, pour le supprimer, faites un clic droit et choisissez Supprimer la note . Sur macOS, vous ne pouvez pas insérer de simples notes dans Excel.

Copier des notes ou des commentaires dans d’autres cellules et feuilles de calcul

Pour copier des notes ou des commentaires sous Windows ou MacOS, vous devez suivre la procédure suivante:

• Sélectionnez la ou les cellules contenant les commentaires à copier.
• Appuyez sur Ctrl + C (sous Windows) ou Commande + C (sous mac) .
• Dans l’onglet Accueil , cliquez sur la flèche sous Coller, puis sélectionnez Collage spécial .
• Sous Collage spécial, cliquez sur Commentaires, puis sur OK .
• Pour annuler la bordure mobile , sélectionnez une autre cellule ou appuyez sur ESC.
• Mac, sélectionne la cellule cible , puis appuyez sur Commande + V .

En dehors de cela, il y a certains détails que vous devez garder à l’esprit pour éviter les erreurs dans le processus . L’une d’elles consiste à éviter d’appuyer sur Entrée après avoir cliqué sur OK , car le contenu de la cellule sera copié dans la zone de collage en plus du commentaire.

De plus, vous devez savoir que les commentaires copiés remplaceront les commentaires qui existent déjà dans la zone de destination .

Afficher ou masquer les indicateurs de commentaire et de note

Une autre fonctionnalité très intéressante dans les notes ou commentaires , est de choisir si vous voulez pour afficher ou masquer les indicateurs . Par défaut, Excel affiche un indicateur lorsqu’une cellule contient une note ou un commentaire . Cependant, vous pouvez modifier ces paramètres pour spécifier si vous souhaitez ou non qu’il soit affiché.

Pour ce faire dans le cas de Windows, vous devez aller dans l’onglet Fichier puis aller dans Options .

Dans la catégorie Avancé, juste en dessous de Afficher, vous pouvez choisir entre:

• Masquer les commentaires et les indicateurs dans tout le classeur: sous les cellules avec des commentaires, afficher, sélectionnez Aucun commentaire ou indicateur .
• Voir les indicateurs mais n’afficher les commentaires que lorsque le curseur repose sur la cellule: sous les cellules avec commentaires, Afficher puis cliquer sur Uniquement les indicateurs et commentaires lorsqu’ils sont activés .
• Pour toujours afficher les commentaires et les indicateurs: Sous les cellules avec des commentaires, Afficher, cliquez sur Commentaires et indicateurs. Dans Office 365, ces paramètres s’appliquent aux notes, mais pas aux commentaires filetés .

Pour MacOS, la configuration est différente . Vous devez d’abord entrer Excel / Préférences / Vue (dans la création) . Dans la boîte de dialogue Affichage , dans la section des commentaires – afficher.

Vous pouvez choisir entre:

• Masquer les commentaires et les indicateurs tout au long du livre: en cliquant sur Aucun commentaire ou indicateur .
• Voir les indicateurs et afficher les commentaires lorsque le curseur est placé sur la cellule: cliquez sur l’ option Uniquement indicateurs et commentaires lors de l’activation .
• Toujours afficher les commentaires et les indicateurs: cliquez sur Commentaires et indicateurs .

Modifier le nom par défaut d’une note ou d’un commentaire

Enfin, il existe la possibilité de modifier le nom par défaut attribué à une note dans Excel . Dans le cas de commentaires , le programme les attribue au nom de la personne actuellement connectée à son compte et ne peut pas être modifié .

Par conséquent, pour changer le nom d’une note sous Windows, vous devez:

• Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur Options .
• Dans la catégorie Général , sous Personnaliser votre copie de Microsoft Office , tapez un nom dans la zone Nom d’utilisateur .

Comme information supplémentaire, vous devez savoir que si la section Nom d’utilisateur est vide , Excel attribue automatiquement votre nom d’ utilisateur comme valeur de la zone Nom d’utilisateur , il l’utilisera donc pour l’étiquette.

De plus, bien que les balises de note ne puissent pas être supprimées , elles peuvent être supprimées . La même chose est vraie pour les ordinateurs macOS .

Par conséquent, pour modifier le nom par défaut des commentaires dans macOS, vous devez ici:

• Allez dans Excel / Préférences / Général .
• Dans la boîte de dialogue correspondant à Général , plus précisément dans Personnaliser , continuez à saisir un nom dans la zone Nom d’utilisateur .

Si vous avez des questions, laissez-les dans les commentaires, nous vous répondrons dans les plus brefs délais, et cela sera également d’une grande aide pour plus de membres de la communauté. Je vous remercie!