Leer stap voor stap hoe u vanaf het begin een "Flow" kunt maken

Microsoft Flow is een op triggers gebaseerd systeem voor het maken van geautomatiseerde workflows. Er zijn tal van sjablonen beschikbaar, maar als ze niet aan uw behoeften voldoen, kunt u als volgt een geheel nieuwe feed maken.

Je hebt een gratis of betaald abonnement nodig om Flow te gebruiken, dus meld je aan als je dat nog niet hebt gedaan. Ga naar het startprogramma voor Office 365-apps (de negen stippen in de linkerbovenhoek) en klik op Stream om het te starten.

Stap één: een nieuwe stroom maken

Op de eerste pagina gaat u rechtstreeks naar de sjablonen, maar we gaan een feed helemaal opnieuw maken, dus klik op 'Mijn feeds' in het linkermenu.

Als je nog nooit eerder een feed hebt gemaakt, is deze pagina leeg; anders bevat het de feeds die u eerder hebt gemaakt. Klik op Nieuw> Van wit maken om een ​​nieuwe stroom helemaal opnieuw te starten.

Je hebt de mogelijkheid om te beginnen met een populaire trigger, maar we beginnen helemaal opnieuw, dus klik op de knop "Maken vanuit leeg".

Stap twee: selecteer een trigger

Op dit punt moet u een trigger selecteren om de stroom te starten. U kunt naar een bepaalde dienst zoeken of er een uit de lijst kiezen. Klik op de pijl omlaag onder de twee rijen pictogrammen om alle beschikbare services te zien.

We gaan een eenvoudige stroom opzetten die een e-mail verzendt wanneer een bestand in een specifieke OneDrive-map verandert. Dit is handig als je een map met iemand hebt gedeeld en wilt weten wanneer er iets verandert in de map.

Om deze stroom te configureren, moeten we een triggeractie selecteren, wat een wijziging is van OneDrive-bestand . Begin door op de OneDrive-service te klikken.

Zorg ervoor dat je op de juiste OneDrive hebt geklikt: "OneDrive" (inbegrepen bij gratis en persoonlijke Office 365-abonnementen) en "OneDrive voor Bedrijven" (inbegrepen bij zakelijke abonnementen). Wanneer u op de OneDrive-service klikt, moet u zich opnieuw aanmelden bij Office 365 om er zeker van te zijn dat u nog steeds uzelf bent.

Nadat u bent aangemeld, ziet u een lijst met OneDrive-triggers. We zoeken naar de trigger "Wanneer een bestand wordt gewijzigd", die onderaan staat.

Klik op "Wanneer een bestand is gewijzigd" om de opties voor die trigger te openen. De enige vereiste optie is om de map te selecteren die de bestanden bevat die u wilt controleren, dus klik op het mappictogram.

Een dialoogvenster toont de structuur van het OneDrive-bestand, te beginnen met "Root". U kunt deze optie selecteren als u een melding wilt ontvangen wanneer een OneDrive-bestand wordt bewerkt, of u kunt op de pijl naast Root klikken om door de OneDrive-mapstructuur te bladeren en de map te selecteren die u wilt controleren.

Stap drie: selecteer een actie om te ondernemen

Dit is de geordende trigger, nu moeten we een actie selecteren om uit te voeren. Klik op "Nieuwe stap" om de opties weer te openen.

Er zijn veel services om uit te kiezen (en helaas staan ​​ze niet in alfabetische volgorde), dus vul "Outlook" in als filterterm en kies de Outlook.com-service.

Selecteer de actie "Stuur een e-mail".

De opties "E-mail verzenden" verschijnen. Je kunt beginnen te zien hoe de stroom vorm krijgt, met een trigger bovenaan en acties onderaan.

Voeg het e-mailadres toe waarnaar u het bericht wilt verzenden in het veld "Aan". Wanneer u op het vak "Onderwerp" klikt, ziet u aan de rechterkant een paneel "Dynamische inhoud". Dit geeft je de mogelijkheid om een ​​onderwerpregel toe te voegen aan de e-mail op basis van het bestand dat is bewerkt.

We willen dat in de onderwerpregel staat "[bestandsnaam] is gewijzigd", waarbij "[bestandsnaam]" wordt vervangen door de bestandsnaam. Klik hiervoor op "Bestandsnaam" in het paneel "Dynamische inhoud".

In de regel "Onderwerp" ziet u "Bestandsnaam". Voeg in de tekst "is gewijzigd" toe (zonder een spatie te vergeten voor het woord "heeft").

We willen het ook gemakkelijker maken om het bestand te vinden, dus ga op de regel "Body" terug naar het paneel "Dynamische inhoud" en klik op "Bestandspad" om het aan de hoofdtekst toe te voegen. De stroom is nu voltooid, dus klik op Opslaan.

Vierde stap: test de stroom

De volgende stap is het testen van de stroom. Klik op de optie Test in de rechterbovenhoek.

Klik in het paneel "Teststroom" dat wordt geopend op "Ik zal de triggeractie uitvoeren" en klik op "Opslaan en testen".

Laat nu het tabblad open met de feed open, ga naar de map die u bewaakt in OneDrive en breng een wijziging aan in een bestand (u kunt dit doen in de OneDrive-webapp of in OneDrive op uw computer). Sla de wijziging op en keer terug naar het tabblad waar Flow is geopend. U ziet een bericht dat de stroom is gelukt.

Wanneer u uw e-mails controleert, ziet u dat er een e-mailwaarschuwing naar u is verzonden, met in de onderwerpregel de naam van het bestand en de tekst die u hebt toegevoegd, en in de hoofdtekst het pad naar het bestand.

Dit is natuurlijk een eenvoudige stroom, maar u kunt meerdere triggers en acties toevoegen aan een breed scala aan services, evenals gebruiksvariabelen, goedkeuringscriteria instellen, gegevens doorsturen naar groepen met specifieke beveiliging in Office 365, en nog veel meer, veel meer .

Microsoft voegt regelmatig nieuwe functies toe, en hoewel veel van deze functies zijn bedoeld voor zakelijke gebruikers (en alleen beschikbaar zijn in bedrijfsplannen), zijn veel ook beschikbaar en nuttig voor de thuisgebruiker.