Sorteer automatisch e-mails naar specifieke Outlook-mappen

Ondanks de opkomst van tools zoals Slack, zal e-mail niet verdwijnen en kan het soms overweldigend lijken, dus een manier om uw e-mail te beheren, is door inkomende berichten automatisch in specifieke mappen in Outlook te sorteren.

Als u meer wilt weten, u kunt nu uw Outlook-mail op Linux gebruiken . Je hoeft alleen maar op de link te klikken en je hebt alle informatie erover.

Om dit te doen, moet u Outlook-regels gebruiken. Deze werken automatisch wanneer u e-mails verzendt of ontvangt en taken voltooit die u van tevoren hebt gepland.

Er zijn dus twee manieren om hiervoor een regel te maken. De eerste methode is eenvoudiger en werkt het beste met een enkel e-mailadres dat u automatisch wilt beheren. Dit is ideaal voor e-mails die altijd van één adres komen, zoals een ticketsysteem of e-mailalerts.

De tweede methode is een beetje ingewikkelder, maar het is nog steeds vrij eenvoudig. Het werkt het beste voor een heel domein, zoals alle e-mails van mensen in hetzelfde bedrijf. Ook als u meerdere regels achter elkaar wilt configureren.

Maak eenvoudige regels in specifieke Outlook-mappen

Om eenvoudig een regel te kunnen maken, opent u uw Outlook-inbox, klikt u met de rechtermuisknop op de e-mail die u automatisch wilt sorteren en klikt u op Regels - Regel maken.

Zoals u kunt zien, wordt het venster met de naam Regel maken geopend. Vink het vakje aan naast de naam van de contactpersoon. Deze actie vertelt Outlook om de regel toe te passen op elke e-mail van dat adres. Vervolgens moet u op het selectievakje "Item verplaatsen naar map:" klikken.

Selecteer in het geopende venster de map waarnaar u de e-mails wilt verplaatsen. U kunt ook op "Nieuw" klikken om een ​​nieuwe map aan te maken. Vervolgens moet u op "OK" klikken. Zo is je regel klaar, dus klik op "OK".

U ziet een bevestigingsvenster verschijnen. Vink het vakje "Deze regel nu uitvoeren op berichten die al in de huidige map staan" aan. Vervolgens moet u op "OK" klikken. Vanaf nu gaat elke e-mail van dit adres naar de map die je hebt gekozen.

Meer gecompliceerde regels maken

Om een ​​regel helemaal opnieuw te kunnen maken, moet u klikken op Start - Regels - Regels en waarschuwingen beheren. Zoals u zult zien, wordt het venster "Regels en waarschuwingen" geopend en hoeft u alleen maar op "Nieuwe regel" te klikken.

Met deze actie wordt het venster "Wizard Regels" geopend. Klik in het gedeelte "Start met een lege regel" op de optie "Regel toepassen op ontvangen berichten" en klik vervolgens op "Volgende".

Selecteer in dit gedeelte de voorwaarden waaraan een e-mail moet voldoen om deze regel toe te passen. U kunt de voorwaarden instellen die van toepassing zijn op elke e-mail van uw bedrijfsdomein.

Vink hiervoor het vakje "Met specifieke woorden in het adres van de afzender" aan en vervolgens het tekstvak onderaan. Klik nu op "Specifieke woorden".

Voer in het geopende venster het domein in waarop u de regel wilt toepassen. Als de e-mails afkomstig zijn van mensen wiens adressen eindigen op een specifiek domein (@domein), noteer ze dan en klik op "Toevoegen".

Evenzo kunt u hier meer dan één artikel schrijven, dus als u een paar grote klanten heeft, kunt u ze allemaal in dit veld toevoegen. Als u klaar bent, moet u op "OK" klikken.

De wizard Regels geeft de e-maildomeinen weer die u hebt gekozen. Op deze manier kunt u op de voorwaarden klikken om ze te bewerken als ze veranderen. Zodra alles is geconfigureerd, klikt u op "Volgende". Selecteer de map op de volgende pagina van de wizard om deze e-mails te verplaatsen.

Vink nu het vakje "Verplaatsen naar opgegeven map" aan en klik op "Opgegeven" in het tekstvak onderaan.

Kies enkele van de specifieke Outlook-mappen die u daar wilt kunnen opslaan

Selecteer in het geopende venster de map waarin u de e-mails wilt verplaatsen of klik op "Nieuw" om er een te maken en klik vervolgens op "OK". De wizard Regels geeft de map weer die u zojuist hebt geselecteerd. Als het niet de juiste map is, klik dan nogmaals om deze te wijzigen en klik vervolgens op "Volgende".

U kunt nu elke uitzondering specificeren. Het enige dat u hoeft te doen, is op "Volgende" klikken als u niets wilt toevoegen. Voer een naam in voor de regel, vink het vakje "Deze regel nu uitvoeren op inboxberichten" aan en klik op "Voltooien".

Op deze manier is uw regel nu voltooid en verschijnt deze in het venster "Regels en waarschuwingen". Klik op "Toepassen" om het proces te voltooien. Uw regel wordt nu volledig toegepast. Elke e-mail die voldoet aan de voorwaarden die u hebt gekozen, gaat naar de geselecteerde map. Bovendien worden de regels die u in de Outlook-client maakt, weerspiegeld in de webtoepassing.